Vanliga frågor & svar

Ett EOR-upplägg omfattar normalt två separata avtal: ett tjänsteavtal mellan kundföretaget och EOR-leverantören samt ett lokalt anställningsavtal mellan EOR-leverantören och medarbetaren.

EOR-leverantören blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar den formella anställningen, inklusive löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna skyldigheter avseende regelefterlevnad. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete, ansvarsområden, mål och prestation.

En EOR gör det möjligt för ett företag att anställa medarbetare i ett annat land utan att först etablera en egen lokal juridisk enhet. EOR-leverantören blir medarbetarens juridiska arbetsgivare och ansvarar för den formella anställningen, inklusive anställningsavtal, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna skyldigheter avseende regelefterlevnad. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

En PEO hjälper i stället företag som redan har en lokal juridisk enhet eller är korrekt registrerade som arbetsgivare i landet. Kundföretaget förblir medarbetarens juridiska arbetsgivare och behåller det yttersta arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören fungerar som en extern HR- och lönefunktion. Tjänsten kan omfatta löneadministration, skatterapportering, pensioner, försäkringar, personalförmåner, onboarding och löpande HR-administration.

Den viktigaste skillnaden är alltså vem som är juridisk arbetsgivare. Med en EOR är EOR-leverantören arbetsgivare. Med en PEO förblir kundföretaget arbetsgivare. EOR passar vanligtvis företag som vill börja anställa utan en egen lokal juridisk enhet, medan PEO passar företag som redan har en lokal arbetsgivarenhet men behöver stöd med HR, löner och lokal administration.

PEO och EOR-tjänster delar flera likheter, vilket är anledningen till att de ofta förväxlas. De viktigaste gemensamma egenskaperna inkluderar:

• Både PEO:er och EOR:er tillhandahåller HR-tjänster till andra företag
• Båda specialiserar sig på att säkerställa efterlevnad av regler för lönehantering, anställning och skatter
• De tjänster som erbjuds av båda inkluderar lönehantering, HR-administration, hantering av förmåner, onboarding och administration av löne- och skatterapportering
• Den främsta drivkraften bakom att använda en PEO eller EOR är att frigöra interna resurser för att fokusera på kärnverksamheten och undvika efterlevnadsproblem på grund av bristande kunskap om lokala anställningslagar
• I båda modellerna förblir klientföretaget den ”hanterande arbetsgivaren”, vilket innebär att organisationen behåller den exklusiva beslutanderätten över ersättning, projekt och arbetsbelastning, med mera

En Employer of Record (EOR) är en leverantör som blir juridisk arbetsgivare för personal som arbetar för ett kundföretag. Kundföretaget leder medarbetarnas dagliga arbete, ansvarsområden, mål och prestation, medan EOR-leverantören hanterar den formella anställningen och överenskomna arbetsgivarskyldigheter.

Tjänsten gör det möjligt för företag att anställa personal i ett annat land utan att först etablera en egen lokal juridisk enhet. EOR-leverantören anställer personalen genom sin lokala juridiska enhet och hanterar anställningsavtal, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och överenskomna skyldigheter avseende regelefterlevnad.

Att använda en EOR eliminerar inte automatiskt alla juridiska eller skattemässiga risker. Kundföretagets verksamhet och medarbetarens roll kan fortfarande medföra skyldigheter för kundföretaget, inklusive en potentiell risk för fast driftställe, som bör bedömas separat.

Tjänsterna kan omfatta:

• Administration av personalförmåner
• Löneadministration
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Upprättande och administration av lokala anställningsavtal
• Allmän anställningsadministration
• Att agera juridisk arbetsgivare
• Stöd och samordning kring visum och arbetstillstånd
• Kommunikation och samordning med relevanta myndigheter
• Vägledning och administrativt stöd kring uppsägningstider, avslut av anställningar, avgångsvederlag och andra anställningsrelaterade frågor

Utvärdera ditt företags behov och de tjänster som krävs för internationell rekrytering. Skapa en kort lista över potentiella EOR-leverantörer och förfina den genom att utvärdera fördelarna och nackdelarna med varje alternativ.

Verifiera att EOR:n har ett fast driftställe i Sverige, såsom BTR, istället för att outsourca sina EOR-tjänster till en tredje part. Att förlita sig på en partnerberoende EOR kan medföra risker, som begränsad kontroll över kostnader och säkerhet. Eftersom EOR:n hanterar allt från onboarding till lönehantering åt ditt företags vägnar, se till att de erbjuder en positiv upplevelse för dina anställda. Till exempel, svarar de snabbt på förfrågningar och erbjuder stöd vid behov? Säkerställer de att lönerna betalas i tid? Är deras onboarding-process engagerande och grundligt?

Bekräfta att din EOR erbjuder ett konkurrenskraftigt och rättvist kompensations- och förmånspaket för att hjälpa till att attrahera och behålla topptalang. Arbeta tillsammans med EOR:n för att utveckla ett förmånspaket som återspeglar den anställdes roll, färdigheter, erfarenhet och lokala anställningsregler. Se dessutom till att EOR:n prioriterar säkerhet och efterlevnad för att skydda din immateriella egendom och företagsdata

Kostnaden för att använda en EOR kan variera beroende på faktorer som de tjänster som behövs, platsen för dina anställda och antalet personer du planerar att anställa. Vanligtvis ligger priserna mellan 599 USD och ibland över 2 000 USD per anställd per månad.

Om du hittar EOR-leverantörer som erbjuder lägre priser, se till att de erbjuder samma nivå av säkerhet och efterlevnad som mer etablerade leverantörer.

När det gäller prissättning är det bäst att välja en EOR som erbjuder ett tydligt och fast pris för ett omfattande tjänstepaket, inklusive onboarding, förmåner, skatter, löner, efterlevnad och dataskydd.

Sverige har flera arbetslagar som arbetsgivare måste följa, samt specifika riktlinjer för uppsägning, anställningsavtal, kompensation och andra aspekter av anställning och personalhantering. Nedan finner du mer information om dessa ämnen.
När du anställer medarbetare i Sverige är det viktigt att beakta både kollektivavtal och svenska arbetslagar. Varje bransch har sina egna kollektivavtal som reglerar anställningsvillkor, så det är viktigt att identifiera vilka avtal som gäller för dina medarbetare vid rekrytering. Vissa branscher har mer komplexa avtal än andra, och arbetslagar uppdateras ofta.

Anställningsavtal i Sverige innehåller vanligtvis information om ledighet, lön och förmåner. Arbetsgivare måste lämna skriftlig information till medarbetaren om de väsentliga anställningsvillkoren inom de tidsfrister som anges i lag. Informationen bör bland annat omfatta arbetsuppgifter, lön, arbetstid, arbetsplats, semesterrätt och uppsägningstider.

Anställningsavtal gäller som huvudregel tills vidare, om en giltig tidsbegränsad anställning inte har avtalats. Olika regler gäller för olika former av tidsbegränsade anställningar. En särskild visstidsanställning övergår exempelvis normalt till en tillsvidareanställning när medarbetaren har varit anställd i särskild visstidsanställning i sammanlagt mer än tolv månader under den tillämpliga perioden. Kollektivavtal kan innehålla avvikande regler.

Ett anställningsavtal kan ingås muntligt, men ett skriftligt avtal rekommenderas starkt. Det hjälper både arbetsgivaren och medarbetaren att förstå de överenskomna villkoren och minskar risken för framtida missförstånd.

Svenska arbetslagar erbjuder skydd och förmåner för arbetstagare, styrda av följande centrala lagar:

• Lagen om anställningsskydd
• Arbetsmiljölagen
• Medbestämmandelagen (MBL)
• Semesterlagen
• Föräldraledighetslagen
• Diskrimineringslagen
• Arbetstidslagen

Enligt arbetstidslagen får den ordinarie arbetstiden normalt uppgå till högst 40 timmar per vecka. Allmän övertid får normalt tas ut med högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, dock högst 200 timmar under ett kalenderår. Den sammanlagda arbetstiden får normalt uppgå till högst 48 timmar i genomsnitt per vecka under en beräkningsperiod om högst fyra månader.

Arbetstagare har som huvudregel rätt till minst elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod. Raster ska förläggas så att en arbetstagare inte arbetar mer än fem timmar i följd, men lagen anger inte att rasten alltid måste vara exakt 30 minuter. Kollektivavtal och särskilda regler kan påverka hur bestämmelserna tillämpas, och särskilda regler gäller bland annat för minderåriga och nattarbetande.

Sverige erbjuder generösa förmåner för sjuk- och föräldraledighet. Om en anställd blir sjuk har de rätt till sjuklön från arbetsgivaren under de första 14 dagarna. Därefter tillhandahåller Försäkringskassan sjukpenning. Föräldraledigheten i Sverige är en av de mest generösa i världen, med föräldrar som har rätt till upp till 480 dagars betald ledighet, som kan delas mellan båda föräldrarna.

Att anställa medarbetare i Sverige innebär flera kostnader utöver löner. Arbetsgivare måste betala sociala avgifter, som inkluderar pensionsavgifter och sjukförsäkring, vilket totalt motsvarar cirka 31,42% av bruttolönen. Semesterersättning är vanligtvis runt 12% av den årliga bruttolönen, och det kan också finnas ytterligare kostnader för förmåner för anställda, som friskvårdsbidrag och andra hälsorelaterade förmåner.

Icke-EU-medborgare som vill arbeta i Sverige måste skaffa ett arbetstillstånd. Ansökningsprocessen omfattar flera steg, som att arbetsgivaren måste annonsera tjänsten inom EU/EES i minst tio dagar innan en ansökan om arbetstillstånd kan lämnas in. Arbetstillstånd utfärdas vanligtvis för upp till två år och kan förlängas.

En arbetsgivare måste ha en giltig och legitim anledning för att säga upp en anställd, såsom arbetsbrist, prestations- eller produktivitetsproblem eller arbetsplatsmisskötsel. Generellt måste arbetsgivaren ge uppsägningstid beroende på medarbetarens anställningstid i företaget. Uppsägningstider kan variera från 14 dagar till sex månader.

Svenska arbetsrättsliga lagar kräver inte avgångsvederlag eller kompensation, men sådana betalningar kan krävas enligt individuella avtal, specifika överenskommelser eller kollektivavtal.

En Employer of Record (EOR) i Sverige är en tredjepartsorganisation som tar på sig rollen som den juridiska arbetsgivaren för din arbetsstyrka i landet. EOR:n hanterar arbetsgivarrelaterade uppgifter som onboarding, löner och förmåner, säkerställer efterlevnad av lokala lagar och regler och gör det möjligt för dig att fokusera på att leda den dagliga verksamheten.

Den bästa Employer of Record-leverantören är den som kan erbjuda en säker, transparent och lokalt anpassad lösning utifrån företagets behov och de länder där medarbetarna ska anställas.

När du jämför EOR-leverantörer bör du bland annat undersöka:

• Om leverantören anställer genom en egen lokal juridisk enhet eller använder externa partner
• Vilken lokal expertis leverantören har inom arbetsrätt, löner, skatter och personaladministration
• Vad som ingår i tjänsten och hur prissättningen är utformad
• Hur snabbt medarbetarna kan få hjälp och vem som är deras lokala kontaktperson
• Hur löner, pensioner, försäkringar och personalförmåner hanteras
• Hur personuppgifter, företagsinformation och immateriella rättigheter skyddas
• Om leverantören kan stödja företaget när teamet växer eller när en egen juridisk enhet ska etableras

En direkt EOR-leverantör anställer personal genom sin egen lokala juridiska enhet i stället för att förmedla tjänsten genom en extern partner. Det kan ge tydligare ansvarsfördelning, färre kontaktvägar och bättre kontroll över anställning, löneadministration och medarbetarservice.

BTR Group har egna juridiska enheter i Sverige, Danmark och Finland och kan därför tillhandahålla direkta EOR-tjänster på samtliga tre marknader. Vilken leverantör som passar bäst bör alltid bedömas utifrån företagets anställningsbehov, tidsplan, krav på stöd och långsiktiga etableringsplaner.

Den primära rollen för en EOR är att agera som den juridiska arbetsgivaren för ett företags globala arbetsstyrka. Som den officiella arbetsgivaren tar EOR:n ansvar för alla efterlevnadsrelaterade frågor, inklusive HR-efterlevnad, löner och skatteåtaganden.

Ja. Ett utländskt företag kan anställa en person i Sverige utan att bilda ett svenskt dotterbolag, exempelvis genom att använda en Employer of Record (EOR).

EOR-leverantören blir personens juridiska arbetsgivare i Sverige och ansvarar för det lokala anställningsavtalet, löneutbetalningar, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och rapportering till svenska myndigheter. Det utländska företaget leder fortfarande det dagliga arbetet och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

Ett annat alternativ kan vara att det utländska företaget registrerar sig som utländsk arbetsgivare i Sverige. Vilken lösning som passar bäst beror bland annat på verksamhetens omfattning, antalet anställda och företagets långsiktiga planer. Det är också viktigt att bedöma eventuella skattefrågor, inklusive risken för fast driftställe.

BTR Group är en direkt EOR-leverantör med en egen juridisk enhet i Sverige och kan hjälpa internationella företag att anställa och betala personal i Sverige utan att först starta ett svenskt bolag.

Ett utländskt företag som saknar svensk lönehantering kan antingen registrera sig som arbetsgivare i Sverige och anlita en lokal löneleverantör eller använda en Employer of Record (EOR).

Om företaget registrerar sig som utländsk arbetsgivare behåller det själv det juridiska arbetsgivaransvaret. Företaget behöver då säkerställa att skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, lönebesked, försäkringar och rapportering till svenska myndigheter hanteras korrekt.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören i stället den juridiska arbetsgivaren i Sverige. EOR-leverantören betalar ut lönen, gör skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter, administrerar förmåner och försäkringar samt rapporterar till relevanta myndigheter. Kundföretaget får normalt en samlad månadsfaktura som omfattar lön, arbetsgivarkostnader, förmåner och EOR-avgift.

BTR Group kan hjälpa er att bedöma vilket alternativ som passar bäst och därefter hantera svensk lön, HR-administration och regelefterlevnad.

Om ni har hittat en kandidat i Sverige, Danmark eller Finland men saknar en lokal juridisk enhet finns det vanligtvis tre huvudsakliga alternativ:

1. Använda en Employer of Record: En lokal EOR-leverantör anställer kandidaten juridiskt och hanterar anställningsavtal, lön, skatt, förmåner, försäkringar och myndighetsrapportering. Ni leder fortfarande personens dagliga arbete.
2. Registrera det utländska företaget som arbetsgivare: I vissa situationer kan företaget anställa direkt genom en lokal arbetsgivarregistrering. Ni behåller då hela arbetsgivaransvaret och behöver hantera landets löne-, skatte- och arbetsrättsliga krav.
3. Etablera en egen juridisk enhet: Ett dotterbolag eller en filial kan vara lämpligt om ni planerar en större och mer långsiktig verksamhet med flera anställda i landet.

Vilket alternativ som är bäst beror på hur snabbt anställningen behöver genomföras, hur många personer ni ska anställa, hur länge ni planerar att verka på marknaden och hur stort administrativt ansvar ni vill ta.

BTR Group kan hjälpa er att jämföra alternativen och erbjuder EOR, bolagsetablering, lönehantering och redovisning i Sverige, Danmark och Finland.

Ja. Ett utländskt företag kan anställa en distansarbetare i Sverige, Danmark eller Finland, men anställningen måste följa reglerna i det land där personen faktiskt arbetar.

När en medarbetare arbetar permanent från ett nordiskt land kan företaget få lokala skyldigheter avseende bland annat arbetsgivarregistrering, lönehantering, skatteavdrag, socialförsäkring, pension, försäkringar och arbetsrätt. Distansarbete kan även medföra skatterisker för företaget, exempelvis risk för fast driftställe. Detta behöver bedömas separat utifrån medarbetarens roll och befogenheter.

Företaget kan antingen registrera sig som utländsk arbetsgivare, etablera en lokal juridisk enhet eller använda en Employer of Record. Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören den lokala juridiska arbetsgivaren och hanterar anställningsavtal, lön, skatt, förmåner och myndighetsrapportering. Kundföretaget leder fortfarande medarbetarens dagliga arbete.

BTR Group kan hjälpa er att anställa distansarbetare i Sverige, Danmark och Finland genom våra egna lokala juridiska enheter.

Nej. Ett företag behöver inte alltid starta ett lokalt bolag för att anställa en person i Sverige, Danmark eller Finland. En Employer of Record kan vara ett mer praktiskt alternativ när företaget vill anställa en eller ett mindre antal medarbetare.

EOR-leverantören blir personens juridiska arbetsgivare och ansvarar för det lokala anställningsavtalet, löneutbetalningar, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och myndighetsrapportering. Kundföretaget bestämmer fortfarande över medarbetarens roll, arbetsuppgifter, mål och dagliga arbete.

Ett eget bolag kan bli mer lämpligt när företaget planerar en större och långsiktig verksamhet, ska anställa flera personer eller behöver en lokal juridisk enhet för försäljning, avtal eller andra affärsaktiviteter.

Det bästa alternativet beror därför på företagets tidsplan, antal anställda, verksamhet och långsiktiga etableringsplaner. BTR Group kan hjälpa er att jämföra EOR med arbetsgivarregistrering, filial eller dotterbolag i respektive nordiskt land.

Ja. En Employer of Record kan användas som en tillfällig lösning medan ett företag etablerar en egen juridisk enhet i Sverige, Danmark eller Finland.

EOR-leverantören anställer medarbetarna lokalt och hanterar anställningsavtal, löner, skatter, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och myndighetsrapportering. Det gör att företaget kan börja bygga sitt team utan att behöva vänta tills bolagsregistrering, bankkonto, arbetsgivarregistrering och lokal lönehantering är färdiga.

När den egna juridiska enheten är operativ kan medarbetarna överföras från EOR-leverantören till det nya bolaget. Övergången behöver planeras noggrant så att anställningsvillkor, anställningstid, semester, förmåner och andra rättigheter hanteras korrekt enligt lokal lagstiftning.

BTR Group kan stödja hela processen – från den inledande EOR-anställningen till bolagsetablering, lokal lönehantering, redovisning och överföring av medarbetarna till den nya juridiska enheten.

Ja. Ni kan själva rekrytera och välja kandidaten och därefter använda en Employer of Record för att genomföra den lokala anställningen.

EOR-leverantören behöver inte ansvara för rekryteringen. När ni har valt kandidat lämnar ni den information som behövs om rollen, lönen, startdatumet, förmånerna och anställningsvillkoren. EOR-leverantören tar därefter fram ett lokalt anställningsavtal och hanterar onboarding, löneutbetalningar, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och myndighetsrapportering.

Ni fortsätter att ansvara för kandidatens arbetsuppgifter, dagliga ledning, mål och prestation. EOR-leverantören ansvarar för de formella arbetsgivaruppgifterna och hjälper till att säkerställa att anställningen följer lokala regler.

BTR Group kan anställa kandidater som ni redan har hittat i Sverige, Danmark och Finland. Om ni även behöver hjälp med rekryteringen kan vi koordinera det som en separat del av lösningen.

En EOR-anställning kan ofta genomföras betydligt snabbare än att etablera en egen juridisk enhet. När all information och dokumentation finns tillgänglig kan onboardingprocessen i många fall slutföras inom några dagar till ett par veckor.

Tidsplanen påverkas bland annat av:

• Vilket land personen ska anställas i
• Om kandidaten redan har rätt att arbeta i landet
• Anställningens villkor och komplexitet
• Om ett kollektivavtal behöver beaktas
• Vilka förmåner och försäkringar som ska ingå
• Hur snabbt parterna godkänner anställningsavtalet
• Om bakgrundskontroller eller andra kontroller krävs

Om kandidaten behöver arbets- eller uppehållstillstånd blir processen vanligtvis längre, eftersom personen normalt inte kan börja arbeta förrän nödvändiga tillstånd finns på plats.

BTR Group har egna juridiska enheter i Sverige, Danmark och Finland. Det gör att vi kan hantera anställningen direkt lokalt utan att först behöva anlita en extern EOR-partner.

En Employer of Record passar vanligtvis bäst när ni vill anställa snabbt, testa den svenska marknaden eller börja med ett mindre antal medarbetare. Ett eget svenskt bolag är ofta mer lämpligt när ni planerar en större och långsiktig verksamhet.

Med en EOR behöver ni inte etablera en egen juridisk enhet innan anställningen kan påbörjas. EOR-leverantören blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar anställningsavtal, lön, skatt, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och myndighetsrapportering. Ni leder fortfarande medarbetarens dagliga arbete.

Ett eget bolag ger er större kontroll över den lokala verksamheten och kan vara ekonomiskt mer fördelaktigt när antalet anställda växer. Samtidigt kräver det bolagsregistrering, lönehantering, redovisning, skattedeklarationer och löpande regelefterlevnad.

Valet bör baseras på antalet planerade anställningar, tidsperspektiv, affärsverksamhet och etableringskostnader. BTR Group kan hjälpa er att jämföra alternativen och stödja både EOR-anställning och svensk bolagsetablering.

Ett företag bör överväga att gå över från en EOR till en egen juridisk enhet när verksamheten i landet blir större, mer permanent eller kräver lokal kommersiell närvaro.

Det kan vara aktuellt när:

• Antalet lokala medarbetare ökar
• Företaget planerar att stanna på marknaden långsiktigt
• Den sammanlagda EOR-kostnaden börjar överstiga kostnaden för ett eget bolag
• Företaget behöver ingå lokala kund- eller leverantörsavtal
• Verksamheten behöver ett lokalt bankkonto eller lokal fakturering
• Företaget vill ha fullt juridiskt arbetsgivaransvar
• Skatte- eller verksamhetsfrågor motiverar en lokal etablering

Det finns ingen universell gräns för hur många anställda som gör ett eget bolag mer fördelaktigt. Bedömningen behöver ta hänsyn till både kostnader, administration, skatterisker och företagets expansionsplan.

BTR Group kan hjälpa er att utvärdera rätt tidpunkt, etablera den nya juridiska enheten och planera en korrekt övergång av medarbetarna från EOR-lösningen.

Ja. En EOR kan användas både för att anställa en enskild medarbetare och för att bygga ett större lokalt team.

För en enskild anställning är EOR ofta ett praktiskt alternativ eftersom företaget slipper etablera ett bolag och bygga upp lokal löne-, HR- och redovisningsadministration. Det kan exempelvis vara aktuellt när företaget har hittat en specialist eller distansarbetare i Sverige, Danmark eller Finland.

EOR kan även användas för ett större team, särskilt under en marknadslansering eller medan en egen juridisk enhet etableras. När teamet växer bör företaget regelbundet jämföra EOR-kostnaden med kostnaden och fördelarna med ett eget bolag.

Ett större antal anställda kan också medföra fler frågor om arbetsmiljö, kollektivavtal, ledningsstruktur och risken för fast driftställe. Dessa frågor behöver bedömas separat.

BTR Group kan hjälpa er att välja en lösning som passar teamets storlek och anpassa upplägget när verksamheten utvecklas.

Hur länge en EOR-lösning kan användas beror på landet, anställningsformen, hur arbetet organiseras och företagets långsiktiga planer. Det finns därför ingen generell tidsgräns som gäller för alla EOR-arrangemang i Sverige, Danmark och Finland.

En del företag använder EOR under en begränsad period medan de testar en ny marknad eller etablerar ett eget bolag. Andra använder lösningen under en längre tid för ett mindre antal medarbetare.

EOR-upplägget behöver följas upp regelbundet. Beroende på hur relationen är utformad kan regler om bland annat uthyrning av arbetstagare, anställningsskydd, kollektivavtal och likabehandling bli relevanta. Företagets verksamhet och medarbetarens befogenheter kan även påverka bedömningen av fast driftställe.

BTR Group bedömer varje upplägg utifrån det aktuella landet och anställningen. Om ett eget bolag senare blir ett bättre alternativ kan vi hjälpa till med både etableringen och överföringen av medarbetarna.

Skillnaden handlar främst om vem som är juridisk arbetsgivare och hur mycket lokalt ansvar det utländska företaget tar.

Employer of Record: EOR-leverantören blir den juridiska arbetsgivaren och hanterar lokala anställningsavtal, lön, skatter, arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner och rapportering. Kundföretaget leder det dagliga arbetet men behöver ingen egen lokal juridisk enhet.

Registrering som utländsk arbetsgivare: Det utländska företaget anställer personen direkt och behåller hela arbetsgivaransvaret. Företaget behöver registrera sig hos relevanta myndigheter och säkerställa att lokal lön, skatt, socialförsäkring och arbetsrätt hanteras korrekt.

Eget lokalt bolag: Företaget bildar exempelvis ett dotterbolag som anställer medarbetarna. Det ger större lokal kontroll men medför också ansvar för bolagsadministration, redovisning, skatt, lön och regelefterlevnad.

BTR Group kan hjälpa er att jämföra alternativen utifrån tidsplan, kostnad, antal anställda och långsiktiga affärsmål.

Ja, ett utländskt företag kan anställa personal i Danmark utan att först etablera ett danskt bolag. Ett vanligt alternativ är att använda en Employer of Record, EOR, som blir medarbetarens juridiska arbetsgivare i Danmark.

EOR-leverantören hanterar bland annat ett lokalt anpassat anställningsavtal, löneadministration, skatter, semesterersättning, pensioner, försäkringar och rapportering till danska myndigheter. Kundföretaget leder samtidigt medarbetarens dagliga arbete och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

Ett utländskt företag kan i vissa fall även anställa direkt och registrera sig för relevanta danska arbetsgivar- och lönekrav. Detta innebär dock att företaget själv behåller arbetsgivaransvaret och behöver hantera lokal administration och regelefterlevnad.

Vilken lösning som passar bäst beror på antalet medarbetare, deras roller och företagets långsiktiga planer i Danmark.

En Employer of Record i Danmark anställer medarbetaren genom sin lokala danska juridiska enhet och blir den formella arbetsgivaren. Det internationella kundföretaget behöver därför inte etablera ett eget danskt bolag för att börja anställa.

EOR-leverantören ansvarar normalt för anställningsavtal, onboarding, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivarrelaterad rapportering, semester, pensioner, försäkringar och andra lokala anställningskrav.

Kundföretaget ansvarar för den operativa arbetsledningen. Det innebär att företaget bestämmer medarbetarens arbetsuppgifter, mål, projekt och dagliga prioriteringar, medan EOR-leverantören hanterar den formella anställningen.

En EOR-lösning kan vara lämplig för företag som vill testa den danska marknaden, rekrytera sina första lokala medarbetare eller börja bygga en organisation innan ett eget danskt bolag etableras.

En Employer of Record i Danmark hanterar de formella och administrativa skyldigheter som följer med att vara lokal arbetsgivare. Det gör det möjligt för ett utländskt företag att fokusera på medarbetarens arbete och verksamhetens utveckling.

En dansk EOR kan bland annat hantera:

• Lokalt anpassade anställningsavtal
• Onboarding och registrering av medarbetaren
• Månatlig löneadministration och lönebesked
• Skatteavdrag och rapportering via eIndkomst
• AM-bidrag och ATP där det är tillämpligt
• Semester och rapportering av semesterersättning
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Sjukfrånvaro och annan ledighet
• HR-administration och stöd i personalfrågor
• Administration när anställningen avslutas

De exakta tjänsterna beror på anställningen, eventuella kollektivavtal och det avtal som ingås med EOR-leverantören. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete, medan EOR-leverantören ansvarar för den lokala anställningsadministrationen.

Ja, en Employer of Record i Danmark kan hjälpa till att samordna ansökningar om arbets- och uppehållstillstånd för medarbetare som behöver tillstånd för att arbeta i landet.

Medborgare i EU, EES och Schweiz behöver normalt inte ett traditionellt arbetstillstånd men kan behöva registrera sin uppehållsrätt och genomföra andra lokala registreringar. Medborgare från länder utanför EU och EES behöver vanligtvis ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd innan de får börja arbeta i Danmark.

EOR-leverantören kan bistå med ett lokalt anställningsavtal, arbetsgivardokumentation och praktisk samordning under ansökningsprocessen. Vilket tillstånd som är aktuellt beror bland annat på medarbetarens medborgarskap, utbildning, yrkesroll, lön och anställningens längd.

Tillståndet utfärdas alltid av den ansvariga danska myndigheten och kan därför aldrig garanteras av en EOR-leverantör.

Ja, ett utländskt företag kan anställa personal i Finland utan att först etablera ett finskt bolag. Ett vanligt alternativ är att använda en Employer of Record, EOR, som blir medarbetarens juridiska arbetsgivare i Finland.

EOR-leverantören hanterar bland annat ett lokalt anpassat anställningsavtal, löneadministration, skatteavdrag, pensioner, försäkringar, företagshälsovård och rapportering till finska myndigheter. Kundföretaget leder samtidigt medarbetarens dagliga arbete och ansvarar för arbetsuppgifter, mål och prestation.

Ett utländskt företag kan i vissa fall även anställa direkt i Finland. Företaget behöver då bedöma vilka registreringar och arbetsgivarskyldigheter som gäller samt själv hantera lokal payroll och regelefterlevnad.

Vilken lösning som passar bäst beror på antalet medarbetare, deras arbetsuppgifter och företagets långsiktiga planer på den finska marknaden.

En Employer of Record i Finland anställer medarbetaren genom sin lokala finska juridiska enhet och blir den formella arbetsgivaren. Det internationella kundföretaget behöver därför inte etablera ett eget finskt bolag för att börja anställa.

EOR-leverantören ansvarar normalt för anställningsavtal, onboarding, löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivarrelaterad rapportering, lagstadgade försäkringar, pension och företagshälsovård. EOR-leverantören säkerställer även att anställningsvillkoren följer finsk lag och tillämpliga kollektivavtal.

Kundföretaget ansvarar för den operativa arbetsledningen. Det innebär att företaget bestämmer medarbetarens arbetsuppgifter, mål, projekt och dagliga prioriteringar, medan EOR-leverantören hanterar den formella anställningen.

En EOR-lösning kan passa företag som vill testa den finska marknaden, rekrytera sina första lokala medarbetare eller börja bygga ett team innan en egen finsk juridisk enhet etableras.

En Employer of Record i Finland hanterar de formella och administrativa skyldigheter som följer med att vara lokal arbetsgivare. Det gör det möjligt för ett utländskt företag att fokusera på medarbetarens arbete och verksamhetens utveckling.

En finsk EOR kan bland annat hantera:

• Lokalt anpassade anställningsavtal
• Onboarding och registrering av medarbetaren
• Månatlig löneadministration och lönebesked
• Skatteavdrag och betalning av arbetsgivaravgifter
• Rapportering till det finska inkomstregistret
• Lagstadgad arbetspensionsförsäkring, exempelvis TyEL
• Olycksfallsförsäkring och andra tillämpliga försäkringar
• Lagstadgad förebyggande företagshälsovård
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• Personaladministration och stöd vid avslut av anställningen

De exakta tjänsterna beror på anställningen, branschen och eventuellt tillämpligt kollektivavtal. Kundföretaget leder medarbetarens dagliga arbete, medan EOR-leverantören ansvarar för den lokala anställningsadministrationen.

Ja, ett finskt kollektivavtal kan gälla även när en medarbetare anställs genom en Employer of Record. I Finland finns allmänt bindande kollektivavtal som arbetsgivare inom en viss bransch kan vara skyldiga att följa, även om de inte är medlemmar i den arbetsgivarorganisation som har tecknat avtalet.

Kollektivavtalet kan reglera exempelvis:

• Minimilöner
• Arbetstid och övertidsersättning
• Semesterersättningar
• Sjuklön
• Tillägg för kvälls-, natt- eller helgarbete
• Föräldraledighet
• Uppsägningstider
• Andra branschspecifika anställningsvillkor

EOR-leverantören behöver därför identifiera om ett kollektivavtal är tillämpligt på medarbetarens roll och bransch innan anställningsavtalet upprättas.

Om inget kollektivavtal gäller måste anställningen fortfarande följa finsk arbetsrätt och erbjuda skäliga anställningsvillkor. Kundföretaget och EOR-leverantören bör komma överens om lön och förmåner utifrån både lagkrav, kollektivavtal och marknadspraxis.

Processen börjar med en genomgång av de nuvarande anställningarna, inklusive anställningsavtal, löneuppgifter, löner, förmåner, pensioner, försäkringar, semestersaldon och relevant skatteinformation.

EOR-leverantören upprättar därefter lokalt anpassade anställningsavtal och planerar övergången tillsammans med kundföretaget och medarbetarna. När de nya anställningarna börjar gälla blir EOR-leverantören den juridiska arbetsgivaren och tar ansvar för löneadministration, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, förmåner, försäkringar och lagstadgad rapportering.

Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete och ansvara för deras arbetsuppgifter, mål och prestationer. Företaget får normalt en samlad månadsfaktura som omfattar löner, arbetsgivarkostnader, förmåner och EOR-avgiften.

Övergången bör planeras noggrant för att säkerställa kontinuitet i anställningsvillkor, löneutbetalningar, intjänad semester och förmåner. BTR Group kan samordna processen och hjälpa företag att överföra medarbetare till en EOR-lösning i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, en Employer of Record i Finland kan hjälpa till att samordna ansökningar om arbets- och uppehållstillstånd för medarbetare som behöver tillstånd för att arbeta i landet.

Medborgare i EU, EES och Schweiz behöver normalt inte ett traditionellt arbetstillstånd, men kan behöva registrera sin uppehållsrätt och genomföra andra lokala registreringar. Medborgare från länder utanför EU och EES behöver vanligtvis ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd innan de får börja arbeta i Finland.

EOR-leverantören kan bistå med ett lokalt anställningsavtal, information om anställningsvillkoren, arbetsgivardokumentation och praktisk samordning under ansökningsprocessen. Vilket tillstånd som är aktuellt beror bland annat på medarbetarens medborgarskap, yrkesroll, utbildning, lön och anställningens längd.

EOR-leverantören ska även kontrollera att medarbetaren har rätt att arbeta i Finland. Tillståndet utfärdas alltid av den finska migrationsmyndigheten och kan därför inte garanteras av en EOR-leverantör.

Tjänster:

• Löneadministration
• Löneskatterelaterade beräkningar och rapportering
• Administration av personalförmåner
• Pensions- och försäkringsadministration
• HR-administration
• Stöd vid onboarding och offboarding
• Anställningsdokumentation
• Semester- och frånvaroadministration
• Stöd avseende regelefterlevnad
• Stöd i personalfrågor och anställningsprocesser
• Lokal vägledning om arbetsgivarkrav

Kundföretaget förblir den juridiska arbetsgivaren och behåller ansvaret för anställningsbeslut och den dagliga arbetsledningen. PEO-leverantören hanterar de tjänster inom lön, HR och arbetsgivaradministration som har avtalats med kundföretaget.

PEO och EOR-tjänster delar flera likheter, vilket är anledningen till att de ofta förväxlas. De viktigaste gemensamma egenskaperna inkluderar:

• Både PEO:er och EOR:er tillhandahåller HR-tjänster till andra företag
• Båda specialiserar sig på att säkerställa efterlevnad av regler för lönehantering, anställning och skatter
• De tjänster som erbjuds av båda inkluderar lönehantering, HR-administration, hantering av förmåner, onboarding och administration av löne- och skatterapportering
• Den främsta drivkraften bakom att använda en PEO eller EOR är att frigöra interna resurser för att fokusera på kärnverksamheten och undvika efterlevnadsproblem på grund av bristande kunskap om lokala anställningslagar
• I båda modellerna förblir klientföretaget den ”hanterande arbetsgivaren”, vilket innebär att organisationen behåller den exklusiva beslutanderätten över ersättning, projekt och arbetsbelastning, med mera

En PEO-lösning (Professional Employer Organization) hjälper företag att hantera löneadministration, skatter och arbetsgivaransvar enligt lokala regler (i Sverige, Danmark och Finland). PEO-leverantören agerar som lokal HR-avdelning och säkerställer korrekta löner, skatteinbetalningar, sociala avgifter och rapportering till respektive lands myndigheter. Företaget behåller det operativa ansvaret för medarbetaren, medan PEO-partnern tar hand om HR-compliance, anställningsavtal, förmåner och myndighetskrav, vilket minskar risker och förenklar internationell expansion i Norden.

En Professional Employer Organization, PEO, hjälper företag att outsourca lönehantering, HR-administration och andra arbetsgivarrelaterade processer i Sverige, Danmark och Finland.

I en nordisk PEO-lösning är kundföretaget normalt fortsatt den juridiska arbetsgivaren. Företaget leder medarbetarnas arbete och behåller det yttersta arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion.

En PEO kan bland annat hantera:

• Löneberäkning och löneutbetalningar
• Skatteavdrag och myndighetsrapportering
• Arbetsgivaravgifter och socialförsäkringar
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Onboarding och offboarding
• HR-administration och personaldokumentation
• Stöd kring lokala anställningsregler

Begreppet PEO används på olika sätt internationellt. Därför är det viktigt att kontrollera vem som är juridisk arbetsgivare och hur ansvaret fördelas i det aktuella avtalet.

BTR Group erbjuder lokalt anpassade PEO-lösningar i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, i en traditionell nordisk PEO-lösning behöver företaget normalt ha en egen juridisk enhet eller vara korrekt registrerat som arbetsgivare i landet.

Kundföretaget är då den juridiska arbetsgivaren och har anställningsavtalet med medarbetaren. PEO-leverantören tar hand om överenskomna administrativa uppgifter, exempelvis lönehantering, skatteavdrag, myndighetsrapportering, pensioner, försäkringar, förmåner och HR-support.

Om företaget saknar en lokal juridisk enhet och inte är registrerat som arbetsgivare kan en Employer of Record i stället vara ett lämpligare alternativ. Då blir EOR-leverantören medarbetarens juridiska arbetsgivare.

Den viktigaste skillnaden är därför:

• PEO: Kundföretaget är normalt juridisk arbetsgivare.
• EOR: EOR-leverantören är juridisk arbetsgivare.

BTR Group kan hjälpa er att avgöra vilken lösning som passar utifrån er nuvarande företagsstruktur, antalet anställda och planerna för den nordiska verksamheten.

En PEO passar företag som har en juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering i Sverige, Danmark eller Finland men saknar den lokala organisation eller expertis som krävs för att hantera lön och HR korrekt.

PEO kan vara särskilt relevant när:

• Det nordiska bolaget är nystartat
• Företaget har ett mindre lokalt team
• Den centrala HR-avdelningen finns i ett annat land
• Företaget saknar lokal löne- och HR-personal
• Ledningen vill samla administrationen hos en leverantör
• Företaget behöver stöd med lokala regler och myndighetskontakter
• Verksamheten finns i flera nordiska länder

En PEO-lösning frigör interna resurser och minskar risken för administrativa misstag. Kundföretaget är fortfarande arbetsgivare och fattar beslut om exempelvis rekrytering, lön, arbetsuppgifter, prestation och uppsägning.

BTR Group kan fungera som företagets lokala HR- och lönefunktion i Sverige, Danmark och Finland.

Vilka uppgifter som kan outsourcas beror på företagets behov och avtalet med PEO-leverantören. En PEO kan vanligtvis hantera en stor del av den löpande HR- och personaladministrationen.

Tjänsten kan bland annat omfatta:

• Löneberäkning och löneutbetalningar
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Onboarding och offboarding
• Framtagning av lokala anställningsdokument
• Semester- och frånvaroadministration
• Hantering av bonus, provision och utlägg
• Kontakt med lokala myndigheter
• HR-support till chefer och medarbetare
• Stöd vid förändringar av anställningsvillkor
• Underlag och administrativt stöd vid avslut av anställningar

Kundföretaget behåller normalt ansvaret för affärsmässiga och arbetsledande beslut, såsom organisation, arbetsuppgifter, prestation och bemanning.

BTR Group anpassar PEO-lösningen efter vilka funktioner företaget redan har internt och vilka delar som behöver hanteras lokalt.

I en traditionell PEO-lösning i Sverige, Danmark eller Finland är kundföretaget normalt fortsatt medarbetarens juridiska arbetsgivare.

Det innebär att kundföretaget:

• Har anställningsavtalet med medarbetaren
• Leder och fördelar arbetet
• Bestämmer lön, roll och arbetsuppgifter
• Ansvarar för arbetsmiljö och personalbeslut
• Behåller det yttersta arbetsrättsliga ansvaret

PEO-leverantören hanterar de administrativa uppgifter som parterna har avtalat om. Det kan exempelvis vara lön, skatter, arbetsgivarrapportering, pensioner, försäkringar, förmåner och HR-support.

Begreppet PEO kan användas på olika sätt i olika länder och av olika leverantörer. Vissa internationella leverantörer beskriver upplägget som ”co-employment”, men det motsvarar inte alltid en särskild juridisk anställningsmodell i Norden.

Därför ska ansvarsfördelningen alltid framgå tydligt av tjänsteavtalet. Om leverantören i stället blir juridisk arbetsgivare är tjänsten normalt en EOR-lösning.

Den viktigaste skillnaden mellan en PEO och en Employer of Record är vem som är medarbetarens juridiska arbetsgivare.

Med en PEO-lösning är kundföretaget normalt fortsatt juridisk arbetsgivare. PEO-leverantören hjälper till med lönehantering, HR-administration, skatter, rapportering, pensioner, försäkringar och förmåner. Lösningen passar vanligtvis företag som redan har en juridisk enhet eller arbetsgivarregistrering i landet.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören medarbetarens juridiska arbetsgivare. Kundföretaget leder fortfarande det dagliga arbetet, men EOR-leverantören ingår anställningsavtalet och hanterar de formella arbetsgivaruppgifterna. Lösningen gör det möjligt att anställa utan ett eget lokalt bolag.

Kortfattat:

• PEO: Ni är juridisk arbetsgivare.
• EOR: EOR-leverantören är juridisk arbetsgivare.

BTR Group erbjuder både PEO och direkt EOR i Sverige, Danmark och Finland.

Outsourcad lönehantering fokuserar främst på att beräkna löner och ta fram underlag för betalning, skatter och rapportering. En PEO-lösning omfattar vanligtvis ett bredare stöd inom både lön, HR och lokal arbetsgivaradministration.

En löneleverantör kan exempelvis hantera:

• Löneberäkningar
• Lönebesked
• Skatteavdrag
• Arbetsgivarrapportering
• Betalningsunderlag

En PEO kan därutöver hjälpa till med:

• Onboarding och offboarding
• Lokala anställningsdokument
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Semester- och frånvaroadministration
• HR-support till chefer och medarbetare
• Stöd kring lokala regler och processer
• Administration vid förändringar eller avslut av anställningar

Kundföretaget är normalt juridisk arbetsgivare i båda uppläggen. Skillnaden ligger huvudsakligen i tjänstens omfattning och hur mycket av den lokala HR-funktionen som outsourcas.

BTR Group kan erbjuda både lönehantering och en mer heltäckande PEO-lösning.

Ja. Ett internationellt företag kan använda samma PEO-leverantör för sin verksamhet i Sverige, Danmark och Finland, förutsatt att leverantören har lokal kompetens och kapacitet i samtliga länder.

En gemensam nordisk leverantör kan ge företaget:

• En central kontakt för de nordiska marknaderna
• Samordnade HR- och löneprocesser
• Jämförbar rapportering mellan länderna
• Färre leverantörer och avtal att administrera
• Stöd med lokala skatter, pensioner och försäkringar
• Lokal HR-support till både chefer och medarbetare
• Bättre överblick över deadlines och myndighetskrav

Reglerna är dock inte identiska i de tre länderna. Löner, rapportering, semester, kollektivavtal, pension och försäkringar måste fortfarande hanteras enligt respektive lands bestämmelser.

BTR Group erbjuder PEO-, löne- och HR-tjänster i Sverige, Danmark och Finland. Ni får en samordnad nordisk lösning samtidigt som administrationen anpassas till varje lokal marknad.

Ja. En PEO kan ta över löne- och HR-administrationen för medarbetare som redan är anställda av ert lokala bolag.

Medarbetarna behöver normalt inte byta juridisk arbetsgivare. Kundföretaget behåller anställningsavtalen och arbetsgivaransvaret, medan PEO-leverantören tar över de administrativa processer som har avtalats.

Övergången kan bland annat omfatta:

• Migrering av löne- och personaluppgifter
• Kontroll av anställningsvillkor
• Registrering av pensioner, försäkringar och förmåner
• Överföring av semester- och frånvarosaldon
• Upprättande av rutiner för bonus, provision och utlägg
• Planering av myndighetsrapportering
• Information till chefer och medarbetare

Innan PEO-tjänsten startar bör den befintliga informationen granskas för att identifiera eventuella brister eller avvikelser.

BTR Group kan planera övergången från er nuvarande leverantör eller interna administration och därefter hantera löpande lön och HR i Sverige, Danmark och Finland.

Processen börjar vanligtvis med en genomgång av företagets juridiska enhet, befintliga medarbetare, lokala registreringar och nuvarande HR- och löneprocesser.

Implementeringen omfattar normalt följande steg:

1. Kartläggning av företagets behov och ansvarsfördelning
2. Granskning av anställningsavtal och personaluppgifter
3. Insamling och migrering av löneinformation
4. Kontroll av skatter, pensioner, försäkringar och förmåner
5. Upprättande av processer för rapportering, godkännanden och betalningar
6. Information till chefer och medarbetare
7. Test av löneberäkningen före den första ordinarie lönekörningen

Tidsplanen beror på antalet medarbetare, kvaliteten på befintliga uppgifter, land och tjänstens omfattning. Det är viktigt att planera övergången i god tid före nästa lönekörning.

BTR Group utser en kontaktperson som samordnar implementeringen och hjälper till att säkerställa en kontrollerad övergång till den nya PEO-lösningen.

Ja. En PEO kan hantera stora delar av den administrativa processen när en medarbetare börjar eller avslutar sin anställning.

Vid onboarding kan PEO-leverantören bland annat hjälpa till med:

• Lokala anställningsdokument
• Registrering i löne- och HR-system
• Insamling av skatte- och bankuppgifter
• Pensioner, försäkringar och förmåner
• Information om lön, semester och frånvarorutiner
• Kontakt med relevanta myndigheter och leverantörer

Vid offboarding kan tjänsten omfatta:

• Beräkning av slutlön
• Hantering av kvarvarande semester
• Avregistrering från förmåner och försäkringar
• Arbetsgivarintyg och annan dokumentation
• Slutlig myndighetsrapportering

Kundföretaget fattar fortfarande beslut om anställning och avslut samt ansvarar för att arbetsrättsliga krav följs. PEO-leverantören kan ge administrativt stöd och hjälpa till att samordna processen med lokala rådgivare.

En PEO hjälper företaget att hantera löne- och HR-processer i enlighet med reglerna i Sverige, Danmark eller Finland. Det minskar risken för administrativa fel, men kundföretaget är fortfarande juridisk arbetsgivare och behåller det yttersta arbetsgivaransvaret.

PEO-leverantören kan bland annat hjälpa till med:

• Lokala löneberäkningar och skatteavdrag
• Arbetsgivaravgifter och socialförsäkringar
• Myndighetsrapportering
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• Pensioner och arbetsgivarrelaterade försäkringar
• Anställningsdokument och personaladministration
• Uppdateringar när regler eller rapporteringskrav förändras
• Identifiering av relevanta kollektivavtal

Företaget ansvarar fortfarande för exempelvis arbetsmiljö, arbetsledning, affärsbeslut och korrekt hantering av personalärenden. Juridisk rådgivning kan också behövas vid mer komplicerade arbetsrättsliga situationer.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning behöver företaget vanligtvis ha en egen juridisk enhet i Sverige. Företaget är då den juridiska arbetsgivaren och ansvarar för medarbetarnas dagliga arbete, medan PEO-leverantören hanterar exempelvis löneadministration, HR-administration, arbetsgivardeklarationer och lokal regelefterlevnad. Om företaget vill anställa i Sverige utan att etablera en egen juridisk enhet kan en Employer of Record-lösning, EOR, vara ett bättre alternativ. BTR Group erbjuder både PEO och EOR och kan hjälpa er att välja rätt lösning utifrån företagets etablering, antal anställda och långsiktiga planer i Sverige.

Ja, en PEO kan hjälpa företaget att gå från en EOR-lösning till att anställa personal genom en egen svensk juridisk enhet. När bolaget har etablerats behöver medarbetarnas anställningar, löner, förmåner, pensioner, försäkringar och HR-processer flyttas till den nya arbetsgivaren. BTR Group kan samordna övergången och säkerställa att löneadministration och myndighetsrapportering fortsätter utan onödiga avbrott. Efter övergången är det svenska bolaget den juridiska arbetsgivaren, medan BTR Group kan fortsätta som PEO-partner och hantera den lokala löne- och HR-administrationen.

Ja, en PEO kan hjälpa till att administrera pensioner, försäkringar och andra personalförmåner för anställda i Sverige. Det kan exempelvis omfatta tjänstepension, sjukförsäkring, friskvårdsbidrag, bonusar, bilförmåner och andra skattepliktiga eller skattefria förmåner. Vilka lösningar som är lämpliga beror på företagets policy, eventuella kollektivavtal och de anställdas villkor. BTR Group kan hjälpa till att sätta upp och administrera ett förmånspaket som följer svenska skatte- och arbetsrättsliga regler och samtidigt är anpassat till företagets internationella HR-policy.

Ja, en PEO kan hjälpa internationella företag att ta fram och administrera anställningsavtal och HR-policyer som är anpassade till svenska regler. Det kan omfatta villkor för arbetstid, semester, sjukfrånvaro, uppsägning, sekretess, distansarbete och personalförmåner. En PEO kan även hjälpa till att anpassa företagets globala HR-policyer till svenska krav och lokala förväntningar. BTR Group kan ge administrativt stöd och vid behov samordna arbetet med arbetsrättslig expertis. Det är dock alltid företagets egen juridiska enhet som är arbetsgivare och har det yttersta ansvaret för anställningsvillkoren.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning i Danmark behöver företaget normalt ha en egen dansk juridisk enhet. Det danska bolaget är den juridiska arbetsgivaren och har det yttersta ansvaret för medarbetarnas anställningar och arbetsvillkor.

PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion och kan hantera löneadministration, arbetsgivarrapportering, semester, pensioner, personalförmåner och andra återkommande arbetsgivaruppgifter.

Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete och fatta beslut om exempelvis rekrytering, lön, arbetsuppgifter och prestation.

Om företaget vill anställa i Danmark utan att etablera en lokal juridisk enhet är en Employer of Record, EOR, vanligtvis ett lämpligare alternativ. En EOR blir den juridiska arbetsgivaren, medan en PEO stöttar ett företag som redan har en egen arbetsgivarenhet i Danmark.

En PEO kan hjälpa ett danskt dotterbolag att hantera stora delar av den lokala löne- och HR-administrationen. Företaget förblir juridisk arbetsgivare, medan PEO-leverantören fungerar som en extern specialistfunktion med kunskap om danska regler och processer.

Tjänsterna kan bland annat omfatta:

• Månatlig löneadministration och lönebesked
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Rapportering genom eIndkomst
• Administration av AM-bidrag och ATP
• Semester och semesterersättning
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Onboarding och offboarding
• Administration av sjukfrånvaro och annan ledighet
• Stöd med anställningsdokument och HR-policyer
• Löpande HR-support till ledning och medarbetare

PEO-tjänsten kan anpassas efter företagets storlek, organisation och interna resurser. För internationella koncerner kan den även inkludera rapportering och samordning med moderbolagets HR- och ekonomifunktion.

Ja, en PEO i Danmark kan hantera löneadministration, semesterersättning och återkommande rapportering för ett företag med en dansk juridisk enhet.

Den månatliga löneprocessen kan omfatta beräkning av bruttolön, skatteavdrag, AM-bidrag, ATP, pensioner, personalförmåner och nettolön. PEO-leverantören kan även producera lönebesked och rapportera löneuppgifter genom det danska inkomstregistret eIndkomst.

Semesterhanteringen kan omfatta intjänad semester, semesterlön, semestertillägg och rapportering till FerieKonto eller en annan tillämplig semesterordning. Vilken behandling som gäller beror bland annat på medarbetarens anställningsvillkor och om personen har lön under semestern.

PEO-leverantören kan också upprätta en tydlig lönekalender med deadlines för underlag, godkännande, löneutbetalning och myndighetsrapportering. Det danska bolaget förblir juridisk arbetsgivare och ansvarar för att fullständiga och korrekta uppgifter lämnas till PEO-leverantören.

Ja, en PEO kan hjälpa ett företag att överföra medarbetare från en EOR-lösning till företagets egen danska juridiska enhet. Det blir ofta aktuellt när verksamheten har vuxit och företaget vill etablera en mer permanent organisation i Danmark.

Övergången kan omfatta:

• Planering av övergångsdatum
• Nya anställningsavtal med det danska bolaget
• Registrering av bolaget som arbetsgivare
• Upprättande av dansk löneadministration
• Överföring av relevanta personal- och löneuppgifter
• Hantering av intjänad semester
• Pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Information till medarbetarna
• Samordning mellan EOR-leverantören och det nya bolaget

När övergången är genomförd blir det danska bolaget medarbetarnas juridiska arbetsgivare. PEO-leverantören kan därefter fortsätta att hantera den löpande löne- och HR-administrationen.

Processen bör planeras noggrant så att anställningsvillkor, löneutbetalningar, semester och förmåner fortsätter utan onödiga avbrott.

Ja, för att använda en traditionell PEO-lösning i Finland behöver företaget normalt ha en egen finsk juridisk enhet. Det finska bolaget är medarbetarnas juridiska arbetsgivare och har det yttersta ansvaret för anställningsvillkor och arbetsgivarskyldigheter.

PEO-leverantören fungerar som en extern lokal HR- och lönefunktion och kan hantera löneadministration, rapportering till myndigheter, pensioner, försäkringar, företagshälsovård och andra återkommande personalfrågor.

Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarnas dagliga arbete och fattar beslut om exempelvis rekrytering, lön, arbetsuppgifter och prestation.

Om företaget vill anställa i Finland utan en egen lokal juridisk enhet är en Employer of Record, EOR, vanligtvis ett lämpligare alternativ. En EOR blir den juridiska arbetsgivaren, medan en PEO stöttar ett företag som redan har en egen arbetsgivarenhet i Finland.

En PEO kan hjälpa ett finskt dotterbolag att hantera stora delar av den lokala löne- och HR-administrationen. Företaget förblir juridisk arbetsgivare, medan PEO-leverantören fungerar som en extern specialistfunktion med kunskap om finska regler och processer.

Tjänsterna kan bland annat omfatta:

• Månatlig löneadministration och lönebesked
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Rapportering till det finska inkomstregistret
• Administration av arbetspensionsförsäkring, exempelvis TyEL
• Olycksfallsförsäkring och andra lagstadgade försäkringar
• Samordning av förebyggande företagshälsovård
• Semester, sjukfrånvaro och annan ledighet
• Pensioner och personalförmåner
• Onboarding och offboarding
• Stöd med anställningsdokument och HR-policyer
• Löpande HR-support till ledning och medarbetare

PEO-tjänsten kan anpassas efter företagets storlek, bransch och interna resurser. För internationella koncerner kan den även omfatta rapportering och samordning med moderbolagets HR- och ekonomifunktion.

Ja, en PEO i Finland kan administrera löner, pensioner, försäkringar och företagshälsovård för ett företag med en finsk juridisk enhet.

Den månatliga löneprocessen kan omfatta beräkning av bruttolön, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, personalförmåner, avdrag och nettolön. PEO-leverantören kan även producera lönebesked och rapportera utbetalda löner och andra ersättningar till det finska inkomstregistret.

PEO-leverantören kan administrera den lagstadgade arbetspensionsförsäkringen, exempelvis TyEL, samt relevanta olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringar. Den kan också hjälpa företaget att upprätta och samordna den förebyggande företagshälsovård som arbetsgivare normalt ska ordna för sina anställda i Finland.

Det finska bolaget förblir juridisk arbetsgivare och behåller det yttersta ansvaret. PEO-leverantören säkerställer att administration, rapportering och återkommande processer genomförs enligt överenskommen ansvarsfördelning.

Ja, en PEO kan hjälpa ett företag att överföra medarbetare från en EOR-lösning till företagets egen finska juridiska enhet. Det blir ofta aktuellt när verksamheten växer och företaget vill etablera en mer permanent organisation i Finland.

Övergången kan omfatta:

• Planering av övergångsdatum
• Nya anställningsavtal med det finska bolaget
• Registrering av bolaget som arbetsgivare
• Upprättande av finsk löneadministration
• Överföring av relevanta personal- och löneuppgifter
• Hantering av intjänad semester
• Upprättande av TyEL och andra lagstadgade försäkringar
• Samordning av företagshälsovård
• Information till medarbetarna
• Samordning mellan EOR-leverantören och det nya bolaget

När övergången är genomförd blir det finska bolaget medarbetarnas juridiska arbetsgivare. PEO-leverantören kan därefter fortsätta att hantera den löpande löne- och HR-administrationen.

Processen bör planeras noggrant så att anställningsvillkor, löner, pensioner, försäkringar och semester fortsätter utan onödiga avbrott.

Det beror på företagets omsättning och redovisningsperiod. Moms kan redovisas månadsvis, kvartalsvis eller årligen, beroende på företagets storlek och omsättning.

Om ett företag inte redovisar moms korrekt kan det bli föremål för en förseningsavgift eller skönsbeskattning, där Skatteverket uppskattar underlaget och fastställer ett belopp som företaget måste betala.

Bokslutsmetoden (kontantmetoden): Denna metod kan användas av företag med en omsättning på mindre än tre miljoner kronor per år. Företaget bokför momsen när betalningen görs från kund eller när fakturan betalas.

Faktureringsmetoden: Denna metod används av större företag med en omsättning på över tre miljoner kronor per år. Här bokförs momsen både när fakturan utfärdas och när betalning sker. 

Momsredovisning sker i en momsdeklaration, där både ingående och utgående moms för varje redovisningsperiod redovisas. Även om ett företag inte har någon moms att deklarera, ska en momsdeklaration lämnas in.

Momsnivåerna varierar beroende på varor och tjänster, men de tre vanligaste momssatserna är 6 %, 12 % och 25 %. Den utgående momsen måste redovisas till Skatteverket. Mellanskillnaden, alltså skillnaden mellan ingående och utgående moms, ska rapporteras till Skatteverket. Företaget får antingen tillbaka pengar eller får betala mellanskillnaden till Skatteverket.

Det finns två typer av moms: ingående och utgående.

• Ingående moms är den moms som betalas på de varor och tjänster företaget köper. Denna moms har du rätt att få tillbaka.
• Utgående moms är den moms som läggs på de varor och tjänster som företaget säljer.

Som redovisningsbyrå tar vi ofta hand om momsredovisningen för våra kunder. Här förklarar vi vad som gäller när det kommer till redovisning av moms (mervärdesskatt). Moms ska betalas på de flesta varor och tjänster, och som egenföretagare är du skyldig att redovisa och betala moms till Skatteverket. För detta ändamål behöver alla egenföretagare momsregistrera sig hos Skatteverket och får då ett momsregistreringsnummer.

Redovisningens krav för svenska företag varierar beroende på företagets storlek och form. Den externa redovisningen styrs av flera lagar, bland annat årsredovisningslagen (1995:1554) och bokföringslagen (1999:1078). God redovisningssed, som innebär att följa de relevanta redovisningsreglerna, rekommendationerna och vedertagen praxis, är grunden för all redovisning.

Redovisningen delas upp i extern och intern redovisning. Den externa redovisningen, som även kallas affärsredovisning, är lagreglerad och syftar till att ge externa intressenter information om företagets ekonomiska resultat och ställning under en specifik period. Den interna redovisningen är ofta mer detaljerad än den externa och fokuserar på att ge interna intressenter, det vill säga de som arbetar inom företaget, den information de behöver för att fatta informerade beslut.

Redovisning är ett bredare begrepp än bokföring och inkluderar inte bara registrering av affärshändelser (bokföring), utan även bokslut, deklarationer och rapportering. För vissa företag, särskilt större företag, kan redovisningen vara föremål för revision, vilket innebär att en oberoende revisor granskar redovisningen och bedömer om den ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning.

Trots att termerna bokföring och redovisning ofta används synonymt, är redovisning ett mer omfattande begrepp. Vid bokföring registreras företagets fakturor, kvitton och andra verifikationer, antingen fysiskt eller digitalt, enligt de metoder som föreskrivs i bokföringslagen, som antingen kan vara kontantmetoden eller faktureringsmetoden. Alla affärshändelser ska bokföras löpande, en process som kallas grundbokföring, och ordnas systematiskt enligt konton, så kallad huvudbokföring. Varje affärshändelse måste ha en verifikation som bekräftar att transaktionen har genomförts.

I redovisningen inkluderas även andra delar som bokslut, deklarationer och rapporter som kan utgöra grund för beslut om företagets framtida utveckling. Syftet med redovisningen är att ge en översiktlig bild av företagets ekonomiska resultat. Redovisning har stor betydelse för exempelvis beskattning av näringsverksamheten. I aktiebolag används redovisningen även för att fatta beslut om styrelsens och den verkställande direktörens ansvarsfrihet samt om eventuell vinstutdelning.

För större företag genomgår redovisningen ofta en oberoende revision där revisorn bedömer om redovisningen ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning. Vilka delar av redovisningen som ska genomföras enligt bokföringslagen och årsredovisningslagen beror på företagets form och omsättning. Oavsett företagsform ska redovisningen alltid följa god redovisningssed, vilket innebär att den ska ske enligt lagar, rekommendationer och vedertagen praxis.

Nej, ett utlandsägt företag måste inte anlita en lokal redovisningsbyrå i Sverige. Företaget måste däremot följa svenska regler för bokföring, moms, skatt och finansiell rapportering. En svensk redovisningspartner kan hjälpa företaget att uppfylla de lokala kraven, hantera rapporteringen till svenska myndigheter och undvika förseningar eller fel. BTR Group kan fungera som företagets lokala ekonomifunktion och hantera allt från löpande bokföring och momsdeklarationer till bokslut, årsredovisning och rapportering till moderbolaget.

Ja, ett utländskt företag kan i många fall momsregistrera sig i Sverige utan att bilda ett svenskt aktiebolag. Det kan exempelvis vara aktuellt om företaget säljer momspliktiga varor eller tjänster, importerar varor eller genomför andra transaktioner som medför svensk momsplikt. Företaget registreras då för moms hos Skatteverket. Beroende på verksamheten kan företaget även behöva registrera sig som arbetsgivare, ansöka om F-skatt eller utreda om verksamheten skapar ett fast driftställe i Sverige. BTR Group kan hjälpa till att bedöma registreringsbehovet, genomföra registreringen och hantera den löpande momsrapporteringen.

Ett svenskt aktiebolag ska ha en löpande bokföring och lämna de deklarationer och rapporter som gäller för verksamheten. Ett företag med anställda ska normalt lämna arbetsgivardeklaration varje månad och redovisa avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. Momsdeklarationen lämnas månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på företagets registrering. Företaget betalar vanligtvis även preliminär bolagsskatt varje månad. Efter räkenskapsårets slut ska bolaget upprätta bokslut och årsredovisning samt lämna en inkomstdeklaration. BTR Group kan skapa en rapporteringskalender med företagets samtliga deadlines och ansvara för att rapporteringen sker korrekt och i tid.

Ja, en redovisningsbyrå kan hantera både redovisning och löneadministration för ett svenskt dotterbolag. Tjänsten kan omfatta löpande bokföring, kund- och leverantörsreskontra, betalningsunderlag, momsdeklarationer, löneberäkningar, lönebesked, arbetsgivardeklarationer, förmåner, pensioner och semesterhantering. När redovisning och löner hanteras av samma partner blir det enklare att stämma av personalkostnader, skatter och arbetsgivaravgifter. BTR Group kan fungera som en samlad svensk ekonomi- och lönefunktion med en kontaktpunkt för både det svenska dotterbolaget och det utländska moderbolaget.

Ja, BTR Group kan ta över redovisningen från en befintlig redovisningsbyrå eller en intern ekonomiavdelning. Inför övertagandet går vi igenom företagets bokföring, system, behörigheter, rapporteringskrav och aktuella deadlines. Vi samlar in relevanta underlag, exempelvis huvudbok, balans- och resultatrapporter, kund- och leverantörsreskontra, anläggningsregister, skattehistorik och tidigare årsredovisningar. Därefter stämmer vi av ingående balanser och tar fram en tydlig övergångsplan. Ett byte kan genomföras under året, men ett månads-, kvartals- eller årsskifte kan vara en lämplig brytpunkt. Målet är att övergången ska ske utan avbrott i företagets betalningar, löner eller myndighetsrapportering.

Ja, BTR Group kan anpassa rapporteringen till moderbolagets kontoplan, rapporteringsformat, valuta och rapporteringskalender. Vi kan koppla den svenska kontoplanen till koncernens kontoplan och ta fram återkommande rapporteringspaket för exempelvis resultat, balans, kassaflöde, periodiseringar och koncerninterna transaktioner. Rapporteringen kan anpassas efter moderbolagets månads-, kvartals- eller årsbokslut och presenteras i önskad rapporteringsvaluta. Samtidigt säkerställer vi att den svenska enhetens bokföring, deklarationer och årsredovisning följer svenska regler. På så sätt får moderbolaget ett enhetligt underlag för koncernrapportering utan att den lokala regelefterlevnaden påverkas.

En filial är en del av det utländska företaget och inte en separat juridisk person. Det utländska företaget ansvarar därför för filialens tillgångar, skulder och avtal. Filialens svenska verksamhet behöver vanligtvis ha en separat bokföring som visar dess resultat och ekonomiska ställning. Ett svenskt dotterbolag är däremot en egen juridisk person med egen bokföring, årsredovisning och inkomstdeklaration. Transaktioner mellan dotterbolaget och moderbolaget behandlas som koncerninterna transaktioner. Vilken etableringsform som passar bäst beror även på juridiskt ansvar, beskattning, finansiering och verksamhetens långsiktiga planer. BTR Group kan hjälpa företaget att förstå de administrativa skillnaderna och sätta upp en lämplig redovisningsstruktur.

Ja, BTR Group kan vara en samordnande redovisningspartner för företag med verksamhet i Sverige, Danmark och Finland. En gemensam nordisk lösning ger moderbolaget en central kontaktpunkt och gör det möjligt att samordna kontoplaner, rapporteringsformat, processer och deadlines mellan länderna. Samtidigt måste varje lokal enhet följa respektive lands regler för bokföring, moms, löner, skatt och årsrapportering. BTR Group kombinerar samordning på nordisk nivå med lokal expertis i varje land. Det ger moderbolaget en tydligare överblick, färre kontaktvägar och mer enhetlig ekonomisk rapportering.

Ett utländskt företag som bedriver verksamhet i Sverige kan behöva följa svenska regler för bokföring, moms, skatt och rapportering. Vilka skyldigheter företaget har beror bland annat på verksamhetens omfattning, om företaget har en svensk filial eller ett dotterbolag, om det har anställda i Sverige och om verksamheten skapar ett fast driftställe.

Ett svenskt dotterbolag är en separat juridisk person och ska ha egen bokföring, upprätta årsredovisning och lämna inkomstdeklaration i Sverige. En filial är en del av det utländska företaget men behöver normalt ha en separat bokföring för den svenska verksamheten. Ett företag utan svensk juridisk enhet kan ändå behöva momsregistreras eller registreras som arbetsgivare i Sverige.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att identifiera kraven och säkerställa att rapporteringen följer svenska regler.

Kostnaden för redovisning i Sverige beror på företagets storlek, antal transaktioner, antal anställda och hur omfattande rapporteringen är. Priset påverkas även av om företaget behöver hjälp med exempelvis fakturering, betalningar, momsdeklarationer, löner, månadsbokslut, årsredovisning eller rapportering till ett utländskt moderbolag.

Vissa redovisningsbyråer erbjuder ett fast månadspris medan andra tar betalt per timme eller utifrån antalet transaktioner och tjänster. Ett mindre företag med få transaktioner betalar vanligtvis mindre än ett internationellt företag som behöver månadsrapportering, koncernanpassad kontoplan och rapporter i flera valutor.

För att få en korrekt prisuppskattning behöver redovisningsbyrån normalt information om verksamheten, bolagsformen, transaktionsvolymen, antalet anställda och företagets rapporteringskrav.

Nej, alla företag i Sverige behöver inte ha en revisor. Mindre privata aktiebolag kan vanligtvis välja bort revision om de inte överskrider vissa gränsvärden för antal anställda, balansomslutning och nettoomsättning. Om bolaget uppfyller mer än ett av gränsvärdena under två år i följd kan det omfattas av revisionsplikt.

Även företag som inte måste ha en revisor kan frivilligt välja revision. Det kan vara värdefullt om företaget har externa investerare, bankfinansiering, internationella ägare eller särskilda krav från moderbolaget.

En redovisningskonsult och en revisor har olika roller. Redovisningskonsulten hjälper vanligtvis till med den löpande bokföringen, deklarationer och årsredovisningen, medan revisorn oberoende granskar företagets redovisning och styrelsens förvaltning.

Ett utlandsägt företag som bedriver verksamhet genom ett danskt bolag ska följa danska regler för bokföring, skatt, moms och finansiell rapportering. Skyldigheterna påverkas av företagets juridiska form, storlek, verksamhet och registreringar.

Ett danskt dotterbolag behöver vanligtvis:

• Bokföra affärshändelser löpande
• Bevara fakturor och andra verifikationer
• Följa de danska kraven på digital bokföring
• Redovisa och betala moms när bolaget är momsregistrerat
• Hantera löner och rapportera ersättningar genom eIndkomst
• Upprätta årsbokslut och årsredovisning
• Lämna bolagets skatteuppgifter och deklaration
• Dokumentera koncerninterna transaktioner

Ett utländskt företag utan danskt dotterbolag kan också få danska registrerings- och rapporteringsskyldigheter, exempelvis för moms, arbetsgivarrapportering eller ett fast driftställe. Kraven bör därför bedömas utifrån hur verksamheten faktiskt bedrivs i Danmark.

Nej, ett utländskt företag måste inte alltid anlita en lokal redovisningspartner i Danmark. Företaget måste däremot säkerställa att bokföring, moms, skatt, löner och årsrapportering följer danska regler.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att förstå vilka registreringar och rapporteringskrav som gäller och se till att information lämnas korrekt och i tid. Stödet kan bland annat omfatta:

• Löpande bokföring
• Kund- och leverantörsreskontra
• Momsdeklarationer
• Löneadministration
• Kontoavstämningar och månadsbokslut
• Årsredovisning och skatteunderlag
• Rapportering till ett utländskt moderbolag
• Kontakt med danska myndigheter

Det är särskilt värdefullt för internationella företag som saknar en egen dansk ekonomiavdelning. Även när redovisningen läggs ut på en extern partner behåller företagets ledning det yttersta ansvaret för att rapporteringen är korrekt.

Ett momsregistrerat företag i Danmark kan behöva lämna momsdeklaration varje månad, kvartal eller halvår. Rapporteringsperioden bestäms främst av företagets momspliktiga omsättning och historik.

Nya företag rapporterar normalt moms kvartalsvis under sin första period. Därefter kan den danska skattemyndigheten besluta att företaget ska rapportera:

• Halvårsvis vid lägre momspliktig omsättning
• Kvartalsvis vid medelhög omsättning
• Månadsvis vid högre omsättning

Ett företag kan i vissa fall ansöka om en kortare rapporteringsperiod. Företag som använder särskilda momsordningar, exempelvis One Stop Shop, kan omfattas av andra intervall.

Momsdeklarationen ska lämnas även om företaget inte haft någon försäljning eller några inköp under perioden. Det kallas nollrapportering. Sen eller felaktig momsrapportering kan leda till avgifter, ränta eller en uppskattad beskattning.

Ett danskt aktiebolag, exempelvis ett ApS eller A/S, ska normalt upprätta en årsredovisning för varje räkenskapsår. Årsredovisningen lämnas digitalt till den danska bolagsmyndigheten, Erhvervsstyrelsen, och ska följa de redovisningsregler som gäller för företagets storlek och rapporteringsklass.

Företaget ska också lämna skatteuppgifter till den danska skattemyndigheten, Skattestyrelsen, så att bolagets beskattningsbara resultat och bolagsskatt kan fastställas.

Årsprocessen kan bland annat omfatta:

• Bokslut och kontoavstämningar
• Beräkning av periodiseringar och avskrivningar
• Skatteberäkning
• Årsredovisning
• Bolagets skattedeklaration
• Dokumentation av koncerninterna transaktioner
• Eventuell revision
• Rapportering till det utländska moderbolaget

Exakta krav och tidsfrister beror på bolagets juridiska form, räkenskapsår, storlek och eventuella revisionsplikt. Företaget bör därför upprätta en årlig rapporteringskalender med samtliga danska deadlines.

Ett utlandsägt företag som bedriver verksamhet genom ett finskt bolag ska följa finska regler för bokföring, skatt, moms och finansiell rapportering. Skyldigheterna påverkas av företagets juridiska form, storlek, verksamhet och registreringar.

Ett finskt dotterbolag behöver vanligtvis:

• Bokföra samtliga affärshändelser löpande
• Bevara fakturor, kvitton och andra verifikationer
• Redovisa och betala moms när bolaget är momsregistrerat
• Hantera löner och rapportera utbetalda ersättningar till inkomstregistret
• Upprätta bokslut och årsredovisning
• Lämna bolagsskattedeklaration
• Dokumentera koncerninterna transaktioner
• Lämna årsredovisningen till det finska handelsregistret

Ett utländskt företag utan finskt dotterbolag kan också få lokala skyldigheter, exempelvis genom momsregistrering, anställda eller ett fast driftställe. Kraven bör därför bedömas utifrån hur verksamheten faktiskt bedrivs i Finland.

Nej, ett utländskt företag måste inte alltid anlita en lokal redovisningspartner i Finland. Företaget måste däremot säkerställa att bokföring, moms, skatt, löner och årsrapportering följer finska regler.

En lokal redovisningspartner kan hjälpa företaget att identifiera vilka registreringar och rapporteringskrav som gäller och säkerställa att information lämnas korrekt och i tid. Stödet kan bland annat omfatta:

• Löpande bokföring
• Kund- och leverantörsreskontra
• Betalningsunderlag
• Momsdeklarationer
• Löneadministration
• Kontoavstämningar och månadsbokslut
• Årsredovisning och bolagsskattedeklaration
• Rapportering till ett utländskt moderbolag
• Kontakt med finska myndigheter

Det är särskilt värdefullt för internationella företag som saknar en egen finsk ekonomiavdelning. Företagets ledning behåller dock ansvaret för att redovisningen är korrekt även när arbetet läggs ut på en extern partner.

Den normala momsperioden i Finland är en kalendermånad. Mindre företag kan under vissa förutsättningar ansöka om att lämna momsdeklaration kvartalsvis eller årsvis.

Ett företag kan normalt ansöka om:

• Kvartalsvis momsrapportering om årsomsättningen inte överstiger den tillämpliga gränsen
• Kvartalsvis eller årsvis rapportering om omsättningen ligger under den lägre gränsen
• Månadsvis rapportering oavsett omsättning

Företagets beslutade momsperiod framgår av registreringen hos den finska Skatteförvaltningen. Om omsättningen senare överstiger gränsen för en längre momsperiod måste företaget meddela myndigheten.

Momsdeklarationen ska lämnas för varje rapporteringsperiod även om företaget inte har haft någon momspliktig verksamhet. Felaktig eller försenad rapportering kan leda till förseningsavgifter och ränta. Företaget bör därför ha en rapporteringskalender med aktuella deadlines.

Ett finskt aktiebolag, Oy, ska upprätta ett bokslut för varje räkenskapsperiod. Bokslutet omfattar normalt resultaträkning, balansräkning, noter och andra dokument som krävs utifrån företagets storlek och verksamhet.

Bolaget ska lämna sin bolagsskattedeklaration till den finska Skatteförvaltningen inom fyra månader efter utgången av den kalendermånad då räkenskapsperioden avslutades. Årsredovisningen ska normalt registreras hos Patent- och registerstyrelsens handelsregister inom åtta månader efter räkenskapsperiodens slut.

Årsprocessen kan bland annat omfatta:

• Bokslut och kontoavstämningar
• Periodiseringar och avskrivningar
• Skatteberäkning
• Bolagsskattedeklaration
• Årsredovisning
• Dokumentation av koncerninterna transaktioner
• Eventuell revision
• Rapportering till moderbolaget

Alla finska aktiebolag ska lämna årsredovisning till handelsregistret även om verksamheten varit vilande. Exakta krav påverkas av bolagets storlek, verksamhet och eventuella revisionsplikt.

När ett företag går från en Employer of Record till en egen lokal juridisk enhet överförs medarbetarna till det nya bolaget, som blir deras juridiska arbetsgivare. Samtidigt behöver lokala processer för löneadministration, bokföring, skatt och finansiell rapportering upprättas.

Övergången omfattar normalt:

• Bildande och registrering av den lokala juridiska enheten
• Registrering av bolaget för skatt, moms och som arbetsgivare
• Upprättande av redovisningssystem och lokal kontoplan
• Införande av processer för fakturor, betalningar och utlägg
• Upprättande av nya anställningsavtal
• Överföring av relevanta personal- och löneuppgifter
• Upprättande av pensioner, försäkringar och personalförmåner
• Införande av lokal löneadministration och myndighetsrapportering
• Upprättande av rutiner för månadsbokslut och rapportering till moderbolaget
• Samordning av den sista lönekörningen genom EOR-leverantören med den första lönekörningen i det nya bolaget

Övergången bör planeras noggrant för att undvika avbrott i löneutbetalningar, förmåner, bokföring eller myndighetsrapportering. BTR Group kan samordna övergången från EOR till en lokal juridisk enhet och erbjuda löpande stöd med redovisning och löneadministration i Sverige, Danmark och Finland.

Ja, ett utländskt företag kan momsregistreras i Danmark utan att bilda ett danskt dotterbolag. Det kan vara nödvändigt om företaget säljer varor eller tjänster som medför dansk momsplikt, importerar varor eller genomför andra momspliktiga transaktioner i Danmark.

Det utländska företaget registreras då hos de danska myndigheterna och får normalt ett danskt registreringsnummer för sin lokala momsrapportering. Registreringen innebär inte att ett separat danskt bolag bildas.

Om momsregistrering krävs beror bland annat på vad företaget säljer, var kunderna finns och om omvänd skattskyldighet gäller. Ett utländskt företag som endast säljer vissa tjänster till momsregistrerade danska företag behöver därför inte alltid momsregistreras.

En dansk momsregistrering innebär inte automatiskt att företaget får ett fast driftställe eller blir skyldigt att betala dansk bolagsskatt. Dessa frågor måste bedömas separat. BTR Group kan hjälpa till att utreda registreringsbehovet, genomföra registreringen och hantera den löpande momsrapporteringen.

Ja, ett utländskt företag kan momsregistreras i Finland utan att bilda ett finskt dotterbolag. Registrering kan krävas när företaget bedriver momspliktig försäljning i Finland och omvänd skattskyldighet inte kan tillämpas. Ett utländskt företag kan i vissa situationer även ansöka om frivillig momsregistrering.

Registreringen kan exempelvis bli aktuell vid:

• Försäljning till privatpersoner i Finland
• Viss försäljning av varor i Finland
• Import eller unionsinterna förvärv
• Distansförsäljning som inte hanteras genom en annan momsordning
• Försäljning där köparen inte ska redovisa momsen genom omvänd skattskyldighet

Det utländska företaget får normalt ett finskt företags-ID för registreringen, men något separat finskt bolag bildas inte.

En finsk momsregistrering innebär inte automatiskt att företaget har ett fast driftställe eller blir skyldigt att betala finsk bolagsskatt. Det behöver bedömas separat utifrån verksamheten. BTR Group kan hjälpa till att utreda momsplikten, genomföra registreringen och hantera den löpande momsrapporteringen i Finland.