Så anställer du medarbetare i Sverige: Dina alternativ som utländskt företag

Utländska företag har flera alternativ för att anställa i Sverige. Du kan använda en Employer of Record (EOR), anställa personen direkt som registrerad utländsk arbetsgivare, etablera ett svenskt bolag eller anlita en oberoende konsult när relationen faktiskt är mellan två företag. En Professional Employer Organization (PEO) kan stödja anställningsadministrationen när du redan har en lokal juridisk enhet som är arbetsgivare.

Vilken lösning som passar bäst beror på hur snabbt du behöver anställa, förväntat antal medarbetare, långsiktiga planer, medarbetarens roll och vilken grad av kontroll företaget behöver. Den här guiden ger en praktisk utgångspunkt för att välja rätt struktur.

Vilka alternativ har jag för att anställa i Sverige utan att starta ett företag?

Utan ett svenskt bolag kan du generellt anställa genom en EOR eller anställa personen direkt efter att det utländska företaget har registrerats som arbetsgivare i Sverige. Du kan också anlita en genuint oberoende konsult, även om detta inte är en anställning. En PEO kräver vanligtvis att ditt företag har en lokal juridisk enhet och är därför inte ett fristående alternativ för företag utan svenskt bolag.

De fyra huvudsakliga modellerna är:

För en mer detaljerad jämförelse av kostnad, kontroll och administration, läs BTR guide om EOR, PEO och att starta företag i Sverige.

Employer of Record (EOR)

En EOR anställer medarbetaren genom sitt svenska bolag och blir den juridiska arbetsgivaren. EOR-leverantören utfärdar ett lokalt anpassat anställningsavtal, hanterar löner, gör skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter och sköter den lagstadgade anställningsadministrationen. Det utländska företaget leder medarbetarens dagliga arbete, prioriteringar och prestation inom ramen för den överenskomna ansvarsfördelningen.

Den här modellen är ofta användbar för en eller ett fåtal anställningar, när en medarbetare behöver börja snabbt eller när företaget ännu inte har bestämt sig för en permanent etablering på marknaden. Den kan också fungera som en övergångslösning medan ett eget bolag etableras. Företaget bör fortfarande utvärdera risken för fast driftställe och säkerställa att den praktiska ansvarsfördelningen är tydlig.

Direktanställning genom ett utländskt företag

Ett utländskt företag kan anställa någon som arbetar i Sverige utan att bilda ett svenskt dotterbolag. Företaget behöver normalt registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket, göra preliminärskatteavdrag, lämna månatliga arbetsgivardeklarationer och hantera svenska socialavgifter. Svensk arbetsrätt kan vara tillämplig även om det är det utländska företaget som står på anställningsavtalet.

Den här modellen bevarar en direkt avtalsrelation mellan företaget och medarbetaren, men innebär att företaget självt – eller med hjälp av lokala leverantörer – behöver hantera svensk löneadministration och HR-compliance.

En utländsk arbetsgivare utan fast driftställe i Sverige kan fortfarande ha skyldigheter kopplade till lönehantering. Ett socialavgiftsavtal med medarbetaren kan påverka vem som praktiskt administrerar betalningen av avgifterna, men innebär inte att arbetsgivarens grundläggande ansvar automatiskt försvinner.

Professional Employer Organization (PEO)

En PEO stödjer ditt eget svenska arbetsgivande bolag med funktioner som lönehantering, HR-administration, förmåner och samordning av regelefterlevnad. Till skillnad från en typisk EOR-lösning förblir ditt företag den juridiska arbetsgivaren.

En PEO är därför relevant när ett svenskt bolag redan finns eller är redo att börja anställa – inte som en ersättning för själva bolaget.

Den här modellen passar företag som vill ha lokal infrastruktur utan att bygga upp samtliga ekonomi- och HR-funktioner internt. Den exakta ansvarsfördelningen beror på tjänsteavtalet, medan det svenska bolaget och dess ledning behåller sina juridiska skyldigheter.

Oberoende konsult

En konsult tillhandahåller tjänster genom en självständig verksamhet och är inte din anställda. Detta kan fungera för ett tydligt avgränsat projekt där leverantören själv styr hur arbetet utförs, bär kommersiell risk och arbetar självständigt.

Konsultmodellen bör inte användas enbart för att undvika lönehantering eller för att snabbare ta in någon som i praktiken ska arbeta som en vanlig anställd.

Behöver jag starta ett svenskt bolag för att anställa någon i Sverige?

Nej. Ett utländskt företag kan ofta göra sin första svenska anställning genom en EOR eller genom att registrera sig som utländsk arbetsgivare.

Ett eget bolag blir mer attraktivt när företaget förväntar sig att bygga ett stabilt team, behöver en svensk kommersiell närvaro eller vill ha direkt kontroll över anställningar och den lokala verksamheten på lång sikt.

Det finns inget universellt antal medarbetare där det automatiskt blir obligatoriskt eller ekonomiskt fördelaktigt att bilda ett bolag. Beslutet bör bland annat ta hänsyn till:

• antalet planerade anställningar och när de ska ske;
• hur länge den svenska verksamheten förväntas fortsätta;
• EOR-avgifter jämfört med kostnader för bolag, lönehantering, redovisning och bolagsstyrning;
• behovet av att teckna lokala kund- eller leverantörsavtal;
• krav kring bank, licenser, upphandling och kontor;
• om medarbetarna kommer att generera intäkter eller ingå avtal; och
• exponering för bolagsskatt och risk för fast driftställe.

En EOR kan vara en lämplig lösning vid etableringen och samtidigt vara tillfällig. Företag kan börja med att anställa och senare gå från EOR till ett eget bolag när den svenska verksamheten motiverar det.

När den tidpunkten kommer kan rådgivning kring bolagsstruktur hjälpa till att anpassa den svenska juridiska enheten till resten av koncernen.

Hur anställer företag distansarbetande medarbetare i Sverige på ett lagligt sätt?

En distansanställd som regelbundet arbetar från Sverige kan medföra svenska skyldigheter inom arbetsrätt, löneskatt och socialförsäkring även om arbetsgivaren inte har något svenskt kontor.

”Remote” beskriver var arbetet utförs – det innebär inte att anställningen undantas från lokala regler.

Företag uppfyller vanligtvis sina skyldigheter genom en EOR, registrering som utländsk arbetsgivare eller genom ett eget svenskt bolag.

Före startdatumet bör du bekräfta:

1. Vem som är arbetsgivare. Bestäm om EOR-leverantören, det utländska företaget eller det svenska bolaget ska underteckna anställningsavtalet.
2. Rätten att arbeta i Sverige. EU/EES- och schweiziska medborgare har generellt en annan ställning än tredjelandsmedborgare, som kan behöva ett svenskt arbetstillstånd innan de börjar arbeta.
3. Anställningsavtal och policyer. Svenska regler omfattar bland annat anställningsform, arbetstid, semester, sjuklön, föräldrarättigheter, diskriminering och uppsägning. Kollektivavtal kan innebära ytterligare villkor.
4. Lön och socialförsäkring. Registrera rätt arbetsgivare, fastställ vilket lands socialförsäkringssystem som gäller, gör korrekta skatteavdrag och etablera månatlig rapportering.
5. Bolagsskattemässig exponering. Utvärdera om medarbetarens befogenheter och aktiviteter kan skapa ett fast driftställe i Sverige för det utländska företaget.
6. Praktiska frågor kring distansarbete. Hantera arbetsmiljö, utrustning, informationssäkerhet, sekretess, immateriella rättigheter, kostnadsersättningar och dataskydd.

Tillsvidareanställning är huvudregeln i Sverige. Tidsbegränsade anställningar och provanställningar måste följa svenska regler.

Sverige har inte heller någon allmän lagstadgad minimilön, men kollektivavtal och marknadspraxis har stor betydelse för löner och förmåner. Dessa frågor bör hanteras innan ett globalt anställningserbjudande anpassas för underskrift i Sverige.

Så anlitar du konsulter i Sverige på rätt sätt

För att anlita en konsult i Sverige bör du ingå avtal med en genuint självständig verksamhet, kontrollera dess skattestatus och strukturera uppdraget kring leveranser snarare än en arbetsledning som liknar den för en anställd.

Godkännande för F-skatt är viktigt eftersom det generellt visar att leverantören själv ansvarar för sin preliminärskatt och sina socialavgifter. Men den faktiska arbetsrelationen har fortfarande betydelse.

Att ha flera kunder kan indikera att det rör sig om en självständig konsultrelation, men det är inte ett absolut kriterium. Den svenska klassificeringen bygger på en helhetsbedömning och ingen enskild faktor avgör automatiskt utfallet.

Innan avtalet undertecknas bör du undersöka:

• vem som bestämmer arbetstider, arbetsplats och arbetsmetoder;
• om ersättningen baseras på arbetad tid eller definierade leveranser;
• om personen kan ta andra kunder eller låta någon annan utföra arbetet;
• vem som tillhandahåller verktyg och står för verksamhetens kostnader;
• om leverantören bär ekonomisk risk och ansvarar för att rätta till brister;
• hur nära personen är integrerad i interna team och företagets ledningsstruktur; och
• om uppdraget är tillfälligt och projektbaserat eller löper på obestämd tid.

Skatteverket anger att F-skatt inte gäller för arbete som utförs inom ramen för en anställning. Om en konsult inte är godkänd för F-skatt kan utbetalaren behöva göra skatteavdrag och, om betalningsmottagaren är en fysisk person, betala arbetsgivaravgifter.

Felklassificering kan också innebära att företaget utsätts för arbetsrättsliga krav och tvister om rättigheter som avtalet försökt utesluta.

Praktisk tumregel: Om du behöver att personen arbetar som en medlem av teamet – under en chef, löpande, med interna processer och med begränsad kommersiell självständighet – bör du använda en anställningsmodell. Kalla inte rollen för frilans eller konsult enbart för att företaget ännu inte är redo att hantera svensk löneadministration.

Så anställer du utvecklare i Sverige

Utländska företag kan anställa utvecklare i Sverige genom samma modeller: EOR, direktanställning genom ett utländskt företag, ett svenskt bolag med valfritt PEO-stöd eller en genuin konsultrelation.

För en enstaka brådskande rekrytering kan en EOR erbjuda den snabbaste operativa vägen. För ett etablerat utvecklingsteam kan ett lokalt bolag ge bättre långsiktig kontroll och infrastruktur.

Konsultuppdrag för utvecklare kräver särskild uppmärksamhet eftersom ett avtal kan beskriva personen som ”konsult” samtidigt som personen arbetar heltid i ett produktteam, rapporterar till en engineering manager, använder företagets system och saknar verklig kommersiell självständighet.

En sådan situation bör utvärderas som en potentiell anställningsrelation.

Avtalet bör också reglera äganderätt till immateriella rättigheter, sekretess, open source-programvara, säkerhetsstandarder, utrustning, uppfinningar och hantering av personuppgifter.

Utgå inte från att en global IP-klausul automatiskt ger avsett resultat enligt svensk lag. För talanger utanför EU bör handläggningstiden för arbetstillstånd tas med i rekryteringsplaneringen innan ett startdatum bestäms.

Kan ett amerikanskt företag anställa en svensk medarbetare utan ett svenskt bolag?

Ja. Ett amerikanskt företag kan anställa en medarbetare som är baserad i Sverige utan att skapa ett svenskt dotterbolag.

Företaget kan använda en svensk EOR eller registrera det amerikanska företaget som utländsk arbetsgivare och själv hantera sina svenska löne- och arbetsgivarskyldigheter.

Vilken modell som passar bäst beror på vilken avtalsrelation företaget vill ha, den interna kapaciteten för regelefterlevnad, förväntat antal medarbetare och hur länge verksamheten ska pågå.

Med en EOR är det den svenska EOR-leverantören som undertecknar anställningsavtalet och hanterar lokal löneadministration och anställningsadministration, medan det amerikanska företaget leder arbetet.

Vid direktanställning är det det amerikanska företaget som undertecknar avtalet, men företaget måste implementera relevanta svenska registreringar och processer för lön, skatt, socialförsäkring och HR.

Ingen av modellerna innebär automatiskt att det amerikanska företaget undviker ett fast driftställe i Sverige. Risken beror på medarbetarens faktiska aktiviteter, befogenheter och övriga omständigheter – till exempel om personen regelbundet förhandlar eller ingår avtal för företagets räkning.

Detta bör utvärderas tillsammans med valet av anställningsstruktur, inte först efter att medarbetaren har börjat.

EOR vs. PEO vs. eget bolag: Vilket alternativ ska du välja?

Som utgångspunkt kan en EOR användas när snabbhet eller tidig marknadstestning är prioriterad. Direktanställning genom det utländska företaget kan vara ett alternativ när företaget kan hantera svenska arbetsgivarskyldigheter utan att bilda bolag.

En PEO är relevant när ditt svenska bolag behöver administrativt stöd, medan ett eget bolag kan passa när verksamheten har blivit tillräckligt permanent och omfattande för att motivera lokal infrastruktur.

Skillnaden kan sammanfattas så här:

• EOR: en lokal juridisk arbetsgivare tillhandahålls som en tjänst;
• direktanställning genom utländskt företag: ditt utländska företag är arbetsgivaren;
• PEO: ditt svenska bolag är arbetsgivaren och får stöd från en tjänsteleverantör;
• eget bolag: lokal anställning kombinerad med fullt bolagsansvar; och
• konsult: en oberoende leverantör, inte en anställd.

För en fullständig genomgång av fördelar, nackdelar och kostnadsaspekter kan du läsa BTR jämförelse av EOR, PEO och att starta företag i Sverige.

Företag med en svensk juridisk enhet kan kombinera en PEO-lösning med lokala redovisningstjänster för lönehantering, bokföring och samordning av skattefrågor.

Så lyckas du med din första anställning i Sverige

Sverige erbjuder fungerande alternativ för företag i alla expansionsfaser.

Det viktigaste beslutet är först att avgöra om du behöver en anställd eller en oberoende leverantör och, om det handlar om en anställning, vilken organisation som ska vara den juridiska arbetsgivaren.

Lös den frågan innan ett anställningserbjudande lämnas och anpassa därefter avtal, registreringar, lönehantering och skatteanalys efter den valda modellen.

För en första anställning kan du följa dessa steg:

1. Definiera rollen, den förväntade tidsperioden, personens befogenheter och graden av integration i verksamheten.
2. Bekräfta kandidatens rätt att arbeta i Sverige.
3. Jämför EOR, direktanställning genom ett utländskt företag och anställning genom ett svenskt bolag.
4. Utvärdera konsekvenserna för fast driftställe och socialförsäkring.
5. Beräkna den fullständiga anställningskostnaden – inte bara bruttolönen.
6. Förbered ett anställningsavtal och en onboardingprocess som följer svenska regler.
7. Säkerställ att lönehantering och rapportering fungerar innan den första löneutbetalningen.

BTRs EOR- och PEO-lösningar stödjer företag i olika faser av denna resa – från den första anställningen till en större lokal verksamhet.

Är du osäker på vilket sätt att anställa i Sverige som passar ditt företag? Kontakta våra experter.

Den här artikeln innehåller generell information och utgör inte juridisk rådgivning eller rådgivning inom skatt, arbetsrätt eller immigration. Vilka krav som gäller beror på arbetsgivaren, medarbetaren, rollen, aktiviteterna, nationaliteten och den valda strukturen.

Written by Elise Bredenberg
Marketing Manager at BTR Group

Fact-checked by Erik Doxner
Customer Success Manager & HR Specialist at BTR Group