Vanliga misstag inom regelefterlevnad som utländska företag gör i Danmark

Samtidigt har Danmark lokala regler för regelefterlevnad som utländska företag behöver förstå innan de börjar bedriva verksamhet, anställa personal eller leverera tjänster.

Många företag går snabbt in på den danska marknaden och inser först senare att löner, skatt, moms, registreringar, anställningsregler och rapporteringsskyldigheter behöver samordnas lokalt.

Resultatet är inte alltid ett stort juridiskt problem. Ibland handlar det helt enkelt om friktion: försenade löneutbetalningar, otydliga ansvarsområden, missade registreringar eller osäkerhet kring vem som ansvarar för vad.

Här är några av de vanligaste misstagen inom regelefterlevnad som utländska företag gör i Danmark.

Misstag 1: Att påbörja affärsverksamhet innan registreringskraven har kontrollerats

Utländska företag börjar ofta med en kund, ett projekt eller en anställd i Danmark innan de har granskat om lokal registrering krävs.

Det kan skapa problem.

De danska skattemyndigheterna förklarar att om ett utländskt företag har ett fast driftställe i Danmark måste företaget betala skatt i Danmark på vinster som genereras i Danmark och innehålla skatt på lön som tjänas in av anställda i Danmark.

Utländska företag kan också behöva överväga momsregistrering när de tillhandahåller tjänster i Danmark, beroende på vilken typ av verksamhet det handlar om.

Innan lokal verksamhet påbörjas bör utländska företag fråga sig:

• Behöver vi ett danskt CVR-nummer?

• Behöver vi momsregistrera oss?

• Behöver vi registrera oss som arbetsgivare?

• Skapar vi ett fast driftställe?

• Har vi skyldigheter som tillfällig tjänsteleverantör?

• Vem ska hantera löner och rapportering?

Dessa frågor är betydligt enklare att hantera innan företaget redan är verksamt på marknaden.

Misstag 2: Att underskatta danska lönekrav

Lönehantering i Danmark är en lokal process för regelefterlevnad, inte bara en betalningsprocess.

Utländska företag kan anta att de kan betala danska anställda via ett centralt lönesystem. I praktiken behöver dansk lönehantering vara kopplad till lokal skatteavdragshantering, rapportering och information om de anställda.

Vanliga lönemisstag inkluderar:

• att sätta upp lönehanteringen för sent

• att inte registrera sig korrekt som arbetsgivare

• att missförstå reglerna för skatteavdrag

• att missa lokala rapporteringskrav för lön

• att hantera förmåner eller ersättningar felaktigt

• att inte samordna personaldata före lönekörningens deadlines

Om ett företag har ett fast driftställe i Danmark måste det innehålla skatt på lön som tjänas in av anställda i Danmark. Detta gör löneupplägget till en av de första frågorna inom regelefterlevnad som utländska företag bör granska.

Misstag 3: Att inte granska risken för fast driftställe tillräckligt tidigt

Fast driftställe är en av de viktigaste frågorna för utländska företag som etablerar sig i Danmark.

Ett företag kan börja med något som verkar vara en enkel lokal aktivitet: en anställd, en kund, ett projekt eller en lokal representant. Men över tid kan den aktiviteten bli mer permanent eller kommersiellt betydelsefull.

Då kan företaget behöva granska om det har skapat en skattepliktig närvaro i Danmark.

Detta kan vara relevant när företaget har:

• anställda som arbetar i Danmark

• en fast affärsplats

• lokal projektverksamhet

• lokal försäljnings- eller avtalsaktivitet

• beroende agenter

• återkommande kundleveranser

• ledning eller beslutsfattande som sker lokalt

Fast driftställe bör inte behandlas som en fråga för senare. Om Danmark blir en del av verksamhetsmodellen bör företagets skattefotavtryck granskas tidigt.

Misstag 4: Att blanda ihop moms, lön och bolagsskatt

Ett utländskt företag kan ha en typ av dansk skyldighet utan att ha alla.

Till exempel kan momsskyldighet uppstå beroende på vilka tjänster som tillhandahålls, medan frågor om lön och bolagsskatt beror på anställningsstruktur, lokal närvaro och analys av fast driftställe. Dansk företagsvägledning anger att utländska företag som tillhandahåller tjänster i Danmark i vissa fall kan behöva betala moms i Danmark.

Misstaget är att anta att ett svar täcker allt.

Utländska företag bör granska följande separat:

• Momsregistrering 

• Fakturahantering

• Arbetsgivarregistrering

• skatteavdrag på lön

• fast driftställe

• Bolagsskatt

• hantering av anställdas skatt

• rapporteringsdeadlines

Det är därför Danmark bör granskas som ett komplett operativt upplägg, inte enbart som en redovisningsfråga.

Misstag 5: Att ignorera tillfälligt arbete och lokala regler för tjänsteleverantörer

Vissa företag går in i Danmark genom kortare projekt, installationer, konsultarbete eller tillfälliga uppdrag.

Eftersom aktiviteten är tillfällig kan de anta att det inte finns några lokala krav på regelefterlevnad.

Det antagandet kan vara riskabelt.

Beroende på aktiviteten kan utländska företag behöva granska registrering, skatt, anställning, moms eller skyldigheter som tjänsteleverantör. Dansk vägledning för utländska företag anger att ett utländskt företag kan behöva registreras i Registret för utländska tjänsteleverantörer, RUT, om det arbetar tillfälligt i Danmark.

Detta är särskilt relevant för företag som skickar anställda till Danmark för:

• Installationsarbete

• bygg- eller projektverksamhet

• tekniska tjänster

• Kundleveranser

• Konsultuppdrag

• tillfälligt arbete på plats

Tillfälligt betyder inte alltid enkelt.

Misstag 6: Att använda icke-danska anställningsdokument utan lokal granskning

Utländska företag använder ofta sina befintliga anställningsmallar när de anställer i Danmark.

Det kan vara effektivt internt, men det kan skapa lokala luckor.

Danska anställningsförhållanden kan kräva lokal hänsyn till anställningsvillkor, lönestruktur, semesterregler, uppsägningstider, förmåner, arbetstid, policyer och dokumentation för anställda.

Vanliga dokumentationsmisstag inkluderar:

• anställningsavtal som inte är anpassade till Danmark

• otydliga löne- eller förmånsvillkor

• bristande onboardingprocesser

• avsaknad av lokal offboarding-checklista

• inkonsekvent kommunikation med anställda

• svag samordning mellan HR och lön

Bra dokumentation är inte bara ett juridiskt skydd. Det skapar också en bättre medarbetarupplevelse.

Misstag 7: Att hantera Danmark via för många separata leverantörer

Utländska företag börjar ofta med separata leverantörer för varje uppgift:

• en för lön

• en för redovisning

• en för skatt

• en för HR

• en för juridiska frågor

• ett internt team utomlands som samordnar allt

Detta kan fungera när upplägget är mycket enkelt. Men när verksamheten växer blir glappen mellan leverantörerna mer tydliga.

Till exempel:

• lönehanteringen behöver anställningsdata

• redovisningen behöver lönejournaler

• moms påverkar fakturering

• förändringar för anställda påverkar rapportering

• skattefrågor påverkar strukturen

• HR-beslut påverkar lönehanteringen

När ingen äger helhetsbilden kan företaget missa viktiga samband.

Därför har många utländska företag i Danmark nytta av en lokal operativ partner som kan samordna lön, redovisning, arbetsgivaradministration och regelefterlevnad.

Hur utländska företag kan undvika dessa misstag

En praktisk granskning av regelefterlevnad i Danmark bör besvara följande frågor:

• Vilken verksamhet ska vi bedriva i Danmark?

• Kommer vi att anställa personal eller skicka personal tillfälligt?

• Behöver vi ett CVR-nummer?

• Behöver vi momsregistrera oss?

• Behöver vi registrera oss som arbetsgivare?

• Kan vi skapa ett fast driftställe?

• Hur ska lönehanteringen skötas?

• Är anställningsdokumenten lokalt anpassade?

• Vem ansvarar för danska rapporteringsdeadlines?

• Behöver vi löpande HR-stöd och stöd inom regelefterlevnad?

Den bästa tidpunkten att besvara dessa frågor är innan upplägget skapar friktion.

Vad är nästa steg?

Danmark är en stark marknad för utländska företag, men lokal regelefterlevnad bör planeras ordentligt.

De vanligaste misstagen uppstår när företag rör sig snabbt utan att koppla samman lön, skatt, moms, HR och rapportering i en sammanhängande operativ modell.

På BTR hjälper vi utländska företag att verka smidigt i Norden med stöd inom lön, redovisning, HR, EOR, PEO och regelefterlevnad. Oavsett om ni etablerar er i Danmark, anställer medarbetare, hanterar ett projekt eller granskar er lokala struktur kan vi hjälpa er att bygga ett regelrätt upplägg som stödjer långsiktig tillväxt.