Guide: PEO-lösningar i Finland: Vad utländska företag behöver veta innan de anställer

En Professional Employer Organization, PEO, hjälper företag med en finsk juridisk enhet eller relevant arbetsgivarregistrering att hantera dessa lokala löne- och HR-processer. Kundföretaget förblir juridisk arbetsgivare, medan PEO-leverantören fungerar som en extern lokal löne- och HR-funktion.

Vad är en PEO i Finland?

En PEO i Finland hjälper företag som anställer personal genom sin egen finska juridiska enhet eller arbetsgivarregistrering.

PEO-leverantören kan hantera överenskomna administrativa processer, exempelvis löneadministration, myndighetsrapportering, pensioner, försäkringar, personalförmåner och HR-administration. Kundföretaget förblir juridisk arbetsgivare och fortsätter att fatta beslut om rekrytering, löner, ansvarsområden, prestation och avslut av anställningar.

En finsk PEO-lösning kan därmed ge ett internationellt företag tillgång till lokal expertis utan att företaget behöver bygga upp en fullständig intern löne- och HR-avdelning.

Vem är juridisk arbetsgivare i en finsk PEO-lösning?

I en traditionell PEO-lösning förblir kundföretaget medarbetarens juridiska arbetsgivare.

Det innebär att kundföretaget:

• Ingår anställningsavtalet med medarbetaren
• Leder medarbetarens dagliga arbete
• Fastställer arbetsuppgifter, mål och prestationskrav
• Fattar beslut om rekrytering, ersättning och avslut av anställningen
• Behåller det yttersta ansvaret för anställningsförhållandet

PEO-leverantören hanterar de löne-, HR- och arbetsgivaradministrativa tjänster som anges i tjänsteavtalet.

Ansvarsfördelningen ska alltid dokumenteras tydligt. Om tjänsteleverantören blir medarbetarens juridiska arbetsgivare är upplägget normalt en Employer of Record-lösning och inte en PEO-lösning.

Behöver ett företag en finsk juridisk enhet för att använda en PEO?

För att använda en traditionell PEO-lösning i Finland behöver företaget normalt ha en egen finsk juridisk enhet eller vara korrekt registrerat som arbetsgivare.

Ett företag med ett finskt dotterbolag kan anställa personal direkt och använda en PEO-leverantör för att hantera lokal löne- och HR-administration.

I vissa situationer kan ett utländskt företag anställa personal genom en finsk arbetsgivarregistrering utan att etablera ett dotterbolag. Vilka regler som gäller för skatt, lön, socialförsäkring och rapportering beror på företagets struktur och verksamhet och bör bedömas innan anställningen påbörjas.

Om företaget saknar en finsk juridisk enhet eller lämplig arbetsgivarregistrering och vill att en annan organisation ska bli juridisk arbetsgivare kan en Employer of Record vara en lämpligare lösning.

Vad kan en PEO hantera i Finland?

Den exakta omfattningen av en PEO-lösning beror på kundföretagets befintliga organisation och behov av stöd.

En finsk PEO-leverantör kan bland annat hjälpa till med:

• Löneberäkningar och löneutbetalningar
• Lönebesked och lönedokumentation
• Skatteavdrag och arbetsgivarrapportering
• Rapportering av löneuppgifter till det finska inkomstregistret
• Arbetsgivaravgifter och socialförsäkringar
• Lagstadgad pensionsförsäkring, inklusive TyEL när det är tillämpligt
• Olycksfallsförsäkring och andra relevanta försäkringar
• Samordning av företagshälsovård
• Personalförmåner och ersättningar
• Semester- och frånvaroadministration
• Onboarding och offboarding
• Lokal anställningsdokumentation
• HR-stöd till chefer och medarbetare
• Rapportering och löneavstämning för moderbolaget

Kundföretaget och PEO-leverantören bör komma överens om ansvar, godkännandeprocesser, tidsfrister och nödvändig dokumentation innan tjänsten startar.

Löneadministration och rapportering i Finland

Finsk löneadministration omfattar flera sammankopplade skyldigheter. Arbetsgivaren behöver beräkna löner korrekt, göra rätt skatteavdrag, hantera arbetsgivaravgifter och rapportera löneuppgifter inom tillämpliga tidsfrister.

Företag som betalar ut lön ska rapportera utbetalningarna till det finska inkomstregistret. Rapporteringsskyldighet kan gälla även om arbetsgivaren inte är registrerad i det finska arbetsgivarregistret.

En PEO-leverantör kan upprätta en lönekalender som omfattar:

• Tidsfrister för att lämna löneunderlag
• Löneberäkningar
• Godkännande av lönekörningen
• Datum för löneutbetalning
• Rapportering till inkomstregistret
• Betalning av skatter och arbetsgivaravgifter
• Månatlig löneavstämning
• Rapportering till det utländska moderbolaget

Tydliga processer är särskilt viktiga när uppgifter om bonusar, provisioner, förmåner, frånvaro eller utlägg lämnas från ett annat land.

Pensioner och socialförsäkringar

Arbetsgivare i Finland måste bedöma och hantera de lagstadgade socialförsäkringar som gäller för deras medarbetare.

Dessa kan omfatta:

• Inkomstrelaterad pensionsförsäkring
• Olycksfallsförsäkring
• Arbetslöshetsförsäkring
• Arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift
• Andra lagstadgade arbetsgivaråtaganden

TyEL är den huvudsakliga inkomstrelaterade pensionsförsäkringen för de flesta privatanställda i Finland. Arbetsgivaren ansvarar för att teckna nödvändig försäkring och säkerställa att avgifterna hanteras korrekt.

Vilka skyldigheter som gäller kan påverkas av medarbetarens situation, exempelvis internationellt arbete och socialförsäkringstillhörighet. En PEO-leverantör kan samordna administrationen och hjälpa till att säkerställa att löneuppgifterna överensstämmer med de aktuella försäkringslösningarna.

Företagshälsovård

Finska arbetsgivare måste ordna lagstadgad förebyggande företagshälsovård för sina medarbetare. Skyldigheten gäller normalt även när företaget endast har en anställd i Finland.

Företagshälsovårdens syfte är att förebygga arbetsrelaterade hälsorisker och stödja medarbetarnas hälsa och arbetsförmåga. Arbetsgivaren kan även välja att erbjuda ytterligare sjukvårdstjänster utöver det lagstadgade förebyggande skyddet.

En PEO-leverantör kan hjälpa till med:

• Val av leverantör av företagshälsovård
• Upprättande av nödvändigt avtal om företagshälsovård
• Administration av medarbetaruppgifter
• Samordning av fakturor och lönerelaterade förmåner
• Kommunikation med medarbetare och chefer
• Löpande administration när personalstyrkan förändras

Kundföretaget behåller ansvaret för att den obligatoriska företagshälsovården finns på plats.

Kollektivavtal i Finland

Kollektivavtal har en viktig roll på den finska arbetsmarknaden.

Vissa finska kollektivavtal är allmänt bindande. Det innebär att en arbetsgivare som är verksam inom den aktuella branschen kan vara skyldig att följa avtalet även om arbetsgivaren inte är medlem i den arbetsgivarorganisation som har förhandlat fram det.

Ett kollektivavtal kan reglera exempelvis:

• Minimilön
• Arbetstid
• Övertidsersättning
• Tillägg för kvälls-, natt- och helgarbete
• Semesterersättning
• Sjuklön
• Föräldraledighet
• Reseersättning
• Uppsägningstider
• Andra branschspecifika anställningsvillkor

Det tillämpliga kollektivavtalet bör identifieras innan anställningsavtalet och lönestrukturen fastställs.

En PEO-leverantör kan stödja den administrativa tillämpningen av relevanta villkor och hjälpa till att säkerställa att löneberäkningarna följer det tillämpliga avtalet. Mer komplicerade juridiska bedömningar kan kräva separat arbetsrättslig rådgivning.

Anställningsavtal och lokal HR-dokumentation

Anställningsavtal i Finland måste återspegla de överenskomna villkoren och följa finska krav. Ett avtal som kopieras direkt från ett annat land kanske inte tar tillräcklig hänsyn till lokala regler eller tillämpliga kollektivavtal.

Dokumentationen kan behöva omfatta:

• Befattning och arbetsuppgifter
• Startdatum och anställningens längd
• Arbetsplats och upplägg för distansarbete
• Arbetstid
• Lön och utbetalningsdatum
• Förmåner och ersättningar
• Semesterrätt
• Rutiner vid sjukfrånvaro
• Tillämpligt kollektivavtal
• Uppsägningstider
• Sekretess och immateriella rättigheter
• Andra relevanta anställningsvillkor

En PEO-leverantör kan hjälpa till att ta fram lokalt anpassad dokumentation och upprätta processer för att lagra och uppdatera personaluppgifter.

Onboarding av medarbetare i Finland

En strukturerad onboardingprocess bidrar till att lön, försäkringar, förmåner och rapportering är korrekt förberedda när medarbetaren börjar arbeta.

PEO-stödd onboarding kan omfatta:

1. Granskning av företagets finska juridiska enhet eller arbetsgivarregistrering
2. Insamling av personal- och löneuppgifter
3. Granskning av anställningsvillkor
4. Identifiering av tillämpligt kollektivavtal
5. Registrering av medarbetaren i löne- och HR-system
6. Upprättande av pensioner, försäkringar och förmåner
7. Samordning av företagshälsovård
8. Hantering av skatte- och rapporteringsuppgifter
9. Fastställande av lönedeadlines och godkännandeprocesser
10. Praktisk information till medarbetaren om lön och HR

Internationella medarbetare kan även behöva stöd med skattekort, dokumentation av rätten att arbeta eller andra lokala registreringar.

Offboarding av medarbetare i Finland

När en anställning avslutas måste företaget säkerställa att lön, semester, förmåner, dokumentation och rapportering hanteras korrekt.

En PEO-leverantör kan stödja den administrativa processen genom att:

• Beräkna slutlönen
• Hantera kvarvarande semester och andra saldon
• Uppdatera förmåner, försäkringar och företagshälsovård
• Ta fram lönedokumentation
• Slutföra nödvändig rapportering
• Samordna återlämning av företagets egendom
• Stödja kommunikationen med medarbetaren

Kundföretaget ansvarar fortfarande för beslutet att avsluta anställningen och för att säkerställa att avslutet följer finsk lag, anställningsavtalet och eventuellt tillämpligt kollektivavtal.

Vad är skillnaden mellan PEO och outsourcad lönehantering?

Outsourcad lönehantering fokuserar främst på löneberäkningar, lönebesked, skatteavdrag och lönerapportering.

En PEO-lösning är normalt mer omfattande och kan kombinera lönehantering med:

• HR-administration
• Onboarding och offboarding
• Samordning av pensioner och försäkringar
• Administration av företagshälsovård
• Personalförmåner
• Semester- och frånvaroadministration
• Lokal anställningsdokumentation
• Stöd till chefer och medarbetare
• Samordning med ett utländskt moderbolag

I båda uppläggen förblir kundföretaget juridisk arbetsgivare. Den huvudsakliga skillnaden är omfattningen av det outsourcade stödet.

Vad är skillnaden mellan PEO och EOR i Finland?

Den viktigaste skillnaden är vem som är juridisk arbetsgivare.

Med en PEO-lösning förblir kundföretaget juridisk arbetsgivare. Företaget har normalt en finsk juridisk enhet eller relevant arbetsgivarregistrering, medan PEO-leverantören hanterar överenskomna löne- och HR-processer.

Med en EOR-lösning blir EOR-leverantören juridisk arbetsgivare och anställer personen genom sin egen finska juridiska enhet. Kundföretaget fortsätter att leda medarbetarens dagliga arbete men behöver inte ha en egen finsk arbetsgivande enhet.

Kortfattat:

• PEO: Kundföretaget är juridisk arbetsgivare.
• EOR: EOR-leverantören är juridisk arbetsgivare.

När passar en PEO-lösning i Finland?

En finsk PEO-lösning kan vara lämplig när ett företag:

• Har etablerat ett finskt dotterbolag
• Är korrekt registrerat som arbetsgivare i Finland
• Har lokala medarbetare men saknar ett internt finskt löneteam
• Vill outsourca både lönehantering och HR-administration
• Behöver stöd med pensioner, försäkringar och företagshälsovård
• Vill ha en lokal kontakt för chefer och medarbetare
• Behöver rapportering anpassad till ett utländskt moderbolag
• Flyttar medarbetare från en EOR till sin egen finska juridiska enhet
• Vill samordna lön och HR i flera nordiska länder

En PEO-lösning kan även skalas i takt med att företaget växer. Tjänsten kan börja med löneadministration och lagstadgad rapportering och senare utökas med ett bredare HR-stöd.

Att flytta medarbetare från EOR till en finsk juridisk enhet

Företag inleder ibland sin expansion i Finland genom en EOR och etablerar senare en egen lokal juridisk enhet.

När den finska juridiska enheten är klar kan medarbetarna överföras till det nya företaget, som då blir deras juridiska arbetsgivare. En PEO-leverantör kan därefter fortsätta stödja företaget med löne- och HR-administration.

Övergången kan omfatta:

• Framtagning av nya anställningsavtal
• Överföring av personal- och löneuppgifter
• Granskning av lön, semester och förmånssaldon
• Upprättande av pensioner och försäkringar
• Samordning av företagshälsovård
• Registrering av medarbetarna i den nya lönestrukturen
• Samordning av den sista EOR-lönen och den första lönen från det nya företaget
• Upprättande av rapporterings- och godkännandeprocesser

Övergången bör planeras noggrant för att säkerställa kontinuitet i löneutbetalningar, förmåner och anställningsvillkor.

Att använda samma PEO-leverantör i Norden

Internationella företag med juridiska enheter i Sverige, Danmark och Finland kan dra nytta av att använda samma PEO-leverantör i hela regionen.

En samordnad nordisk lösning kan ge:

• En central kontaktpunkt
• Enhetliga löne- och HR-processer
• Jämförbar rapportering mellan länderna
• Färre leverantörer och avtal
• Bättre samordning av tidsfrister
• Lokalt stöd på varje marknad

Reglerna för anställning, lön, skatt, pension, försäkring och rapportering måste dock fortfarande anpassas till respektive land.

Varför välja BTR Group som PEO-partner i Finland?

BTR Group erbjuder lokalt anpassade PEO-, löne- och HR-tjänster för företag med verksamhet i Finland.

Vi kan hjälpa till med:

• Finsk löneadministration
• Rapportering till inkomstregistret
• Samordning av pensioner och försäkringar
• Administration av företagshälsovård
• Personalförmåner
• Lokal anställningsdokumentation
• Onboarding och offboarding
• HR-administration
• Rapportering till moderbolaget
• Övergångar från EOR till en finsk juridisk enhet
• Samordnat stöd i Sverige, Danmark och Finland

Ert företag förblir juridisk arbetsgivare och behåller kontrollen över personalen, medan BTR Group fungerar som er lokala löne- och HR-partner.

Kontakta oss för att diskutera hur vi kan stödja era medarbetare i Finland och utforma en PEO-lösning utifrån företagets lokala struktur och operativa behov.